Skip to main content

Vilka behov har vi egentligen?

De senaste åren ser vi en tydlig trend. De flesta av våra kunder kommer till oss för att de inser att sättet de arbetar på idag på ställer nya krav på mötesrummets utrustning, jämfört med vad det gjorde för några år sedan. Företag ser ett behov av att se över sin utrustning och anpassa den utifrån de nya förutsättningarna vi ser i arbetslivet idag.

Pandemi, digitalisering och ett ökat miljöfokus där vi ser över våra resevanor har kraftigt bidragit till att digitala och hybrida möten blir allt vanligare – och få har koll på utbudet som finns. Vi möter ofta kunder som inte har gjort sin hemläxa – de har inte funderat på hur deras utrustning kan bidra till en mer effektiv och välfungerande arbetsplats. 

konferensrum-utrustning

Vi som har verkat inom branschen länge förstår att det sällan är den billiga utrustningen som är mest kostnadseffektiv i längden, samtidigt behöver det nödvändigtvis inte vara den dyra heller. Den utrustning som skapar mest värde i längden blir det bästa affären, det innebär utrustning som är anpassad och lämpad efter användning.

Framförallt handlar det om expertis. Med lång erfarenhet inom branschen har vi djup förståelse för vad som fungerar och inte. Ett exempel är att ni köper dyr utrustning, som dyra och kvalitativa kameror, men glömmer att HDMI-kablarna blir för långa och inte kan överföra bild med samma kvalitet som kameran lovar. Vi kan hjälpa er att undvika denna typ av problematik, främst genom att förstå era behov.

I denna artikeln vill vi dela med oss av några korta frågor som ni kan ställa er själva för att förstå era behov innan ni investerar i er utrustning. 

Rummets utformning & design

Att bedöma storleken på rummet är avgörande för att skapa en bekväm och funktionell miljö. Det är viktigt att ha tillräckligt med utrymme för att röra sig fritt och att möblera på ett sätt som möjliggör smidig användning.

Antalet människor som kommer att nyttja rummet samtidigt är också av stor betydelse. Detta kommer att påverka möbleringen och utformningen av sittplatser, liksom behovet av ljudabsorbenter och belysning. Rätt utrustning baserat på behovet är därmed viktigt.

När det kommer till ljudabsorbenter är det avgörande för att skapa en behaglig akustik i rummet. De hjälper till att minska ekon och ljudreflexer, vilket är särskilt viktigt om rummet används för möten, ljudinspelning eller filmvisningar. Placeringen och typen av ljudabsorbenter bör anpassas till rummets storlek och användningsområde för att uppnå bästa akustiska funktion i rummet.

Ljus är en annan viktig faktor att ha i åtanke. Naturligt ljus kan göra rummet mer inbjudande och energisnålt, medan bra konstgjord belysning är nödvändig för att skapa en behaglig atmosfär, särskilt under kvällar och host/vintertid eller i rum utan fönster. Flexibilitet i belysningen kan vara fördelaktigt för att anpassa ljusstyrkan efter aktivitet och stämning. Så dimmers och andra smarta lampor är fördelaktigt för att rummet ska vara funktionellt.

Trådlösa anslutningar kan vara en praktisk och estetisk lösning för att undvika sladdtrassel och göra rummet mera flexibelt. Det ger möjlighet till enklare anslutning av olika enheter som datorer, telefoner eller högtalare. Det är viktigt att säkerställa en stabil och snabb trådlös anslutning för att undvika avbrott eller störningar under användning.

Här finns det smarta lösningar som trådlöst kan överföra ljud och bild till en tv skärm under exempelvis möten.

När det gäller kompromisser på bild- och ljudkvalitet bör detta avgöras utifrån användarnas behov och preferenser. Det kan vara en bra idé att testa olika nivåer av kvalitet för att hitta en balans som möter förväntningarna och budgeten.

Användning

Att klargöra syftet med rummet och den tillhörande utrustningen är grundläggande för att skapa en anpassad och effektiv arbetsmiljö. Det är viktigt att definiera om rummet primärt är avsett för möten, presentationer, föreläsningar eller utbildningar, då detta kommer att påverka layouten och utformningen av utrustningen.

Viss utrustning är mer fördelaktig för särskilda situationer och mer kompatibel med viss utrustning. Så här är det viktigt att göra rätt teknikval.

Om det är en inspelningsstudio, blir akustik och ljudisolering avgörande faktorer. Rätt utrustning för inspelning och efterbearbetning kommer att behövas.

Å andra sidan, om rummet är planerat för hybrida möten, såsom video- eller webbmöten, blir det nödvändigt med kameror, mikrofoner och lämplig programvara för att säkerställa en smidig kommunikation mellan fysiska och virtuella deltagare.

Att klargöra om mötesrummet kommer att användas för interna möten eller om externa personer kommer att använda utrustningen är också av vikt. Detta kan ha konsekvenser för säkerhetsprotokoll och tillgänglighet, och kan påverka hur tekniken och anslutningar konfigureras.

Om mötesrummet kommer att vara värd för externa möten eller presentationer kan det vara fördelaktigt att se över möjligheter för användarvänliga anslutningar och utrustning som är kompatibel med en mängd olika enheter och plattformar. Detta kommer att underlätta för externa användare att ansluta och använda mötesutrustningen smidigt.

Vilken teknik i mötesrummet?

För att optimera funktionaliteten och produktiviteten i ett mötesrum är det viktigt att ha rätt teknisk utrustning. Här är några av de mest populära valen av teknisk utrustning i ett mötesrum:

  1. Interaktiv Whiteboard eller Smartboard: Är digitala skrivtavlor som möjliggör interaktivitet och samarbete under möten. De kan kopplas till datorer och användas för att skriva, rita, markera eller spara anteckningar.
  2. Konferenskamera och Mikrofon: En högkvalitativ konferenskamera och mikrofon är avgörande för att möjliggöra effektiva video- och webbmöten. De bör erbjuda god bild- och ljudkvalitet samt bred synvinkel för att inkludera alla deltagare. När fler möten går från fysiska till digitala så är det avgörande att dessa möten håller hög kvalitet. Så snåla inte på val av mötesteknik.
  3. Videokonferenssystem: Ett komplett videokonferenssystem består av hårdvara (kamera, mikrofon, högtalare) och rätt mjukvara för att möjliggöra smidiga videokonferenser.
  4. Projektor och skärm: För att möjliggöra presentationer och delning av innehåll på en stor yta är en högkvalitativ projektor och en bra projektionsskärm bra investeringar.
  5. Trådlösa Anslutningar och Skärmdelning: Trådlös anslutningsteknik gör det möjligt för deltagarna att enkelt ansluta sina enheter till mötesrummets utrustning utan en massa kablar och sladdar. Detta underlättar skärmdelning och presentationer utan att tid ödslas på att komma igång.
  6. Ljudabsorberande Material: För att säkerställa en bra akustik i rummet och undvika eko och ljudstörningar är det viktigt att investera i ljudabsorberande material som exempelvis akustikpaneler och att dessa sätts upp korrekt i rummet.
  7. Bildskärmar och Monitorer: Extra bildskärmar eller monitorer kan vara användbara för att visa flera uppgifter samtidigt eller för att inkludera virtuella deltagare i mötet.
  8. Skräddarsydd kabelhantering: För att undvika trassel och oordning med kablar är det en god idé att ha en noggrant planerad och organiserad kabelhantering.
  9. Belysning och Styrning: Bra belysning är viktigt för att skapa en trivsam känsla i mötesrummet. Automatiserade belysningslösningar som kan anpassas efter mötets behov kan också vara fördelaktiga.
  10. Mötesrumssystem och Bokningstjänster: Ett system för att enkelt boka mötesrum och en skärm utanför rummet som visar bokningsinformation är användbart för att undvika konflikter och förlora tid.
mötesrum-budget

Slutligen – Vad har vi för budget?

Det går tyvärr inte att förbise att allt kommer med en kostnad. Ofta tenderar vi att välja billigare lösningar för att det ska rymmas inom budget, men en fråga ni bör ställa er är: hur stor är egentligen den där kostnaden i relation till hur effektiva vi kan vara?

Ett enkelt sätt att beräkna detta är att slå ut kostnaden för utrustningen på antalet användare och tid, och sedan se över hur mycket arbetsplatsen får kosta per arbetare utan att det blir för dyrt. 

Många kunder som kommer till oss har ingen uppfattning av vad den här typen av konferensutrustning kan kosta och har därför satt en orimligt låg budget. Visserligen går det att hitta möteslösningar till låga kostnader, men frågan är hur den typen av kostnadsbesparingar överväger kvaliteten om ni får teknikstrul, era möten inte startar i tid och presentationer blir bortkastade. 

Många av våra kunder väljer att ta in offerter från flera olika leverantörer, och det är klokt. För att ni som kund ska vara bra beställare behöver ni också veta vad det är ni efterfrågar. Vi på Weiab hjälper såklart gärna till och diskuterar alla dessa frågor, hjälper er att göra er analys, ta fram användarscenarion och sätta ihop en gemensam lösning. Vi kan till och med hjälpa er att analysera de olika offerter ni får in för att ni ska få det stöd ni behöver. I slutändan ligger vårt erbjudande i att vara det stöd och de experter som Ni behöver, för att hitta den lösningen som gör Er verksamhet bättre och mer effektiv.

Teknik, mjukvara & användare

Att fastställa vilka mjukvarulösningar som används är en central del av att skapa en sömlös och produktiv arbetsmiljö. Det är viktigt att utreda om vi förlitar oss på en enda lösning som Microsoft Teams eller om vi kombinerar olika plattformar för att möta specifika behov.

Om vi använder oss av olika mjukvaror kan det vara nödvändigt att säkerställa att utrustningen är kompatibel med flera typer av hård- och mjukvara. Detta innebär att vi måste vara noggranna med val av utrustning och teknik för att undvika eventuella kompatibilitetsproblem som kan uppstå vid användning.

Vidare är det viktigt att utvärdera medarbetarnas teknikkompetens och intresse för att anpassa utrustningen efter deras behov. Om medarbetarna är mer teknikintresserade och kunniga kan vi överväga mer avancerad utrustning med många funktioner. Å andra sidan, om användarvänlighet och enkelhet prioriteras, är det fördelaktigt att välja teknik som är lätt att använda och kräver minimal inlärningskurva.

Att ha en tydlig förståelse för medarbetarnas tekniska kompetensnivåer möjliggör även för riktad utbildning och stöd vid behov. Det är viktigt att skapa en balans mellan att ha tillgång till kraftfulla verktyg och att se till att dessa är användarvänliga och tillgängliga för alla.

Så jobbar vi på WEIAB

Weiab är din pålitliga partner när det kommer till möteslösningar, konferensrum och AV-teknik. Vi står för hög kompetens och erfarenhet inom mötesteknik. Genom att samarbeta med de främsta aktörerna och använda den senaste tekniken på marknaden, säkerställer vi att våra lösningar är av högsta kvalitet och hållbara på lång sikt.

Vårt fokus ligger alltid på att skapa lösningar som är skräddarsydda efter kundens unika behov. Vi förstår att varje företag eller organisation har sina specifika krav och målsättningar när det kommer till mötesrum och teknik, och vi strävar alltid efter att överträffa förväntningarna.

Vi betonar vikten av kvalitet, service, kompetens och erfarenhet i allt vi gör. Våra experter är välutbildade och har långvarig erfarenhet inom branschen, vilket gör oss till en pålitlig partner som du kan lita på.

En central och avgörande del av vårt arbete är rådgivningen. Vi förstår vikten av att lyssna och förstå dina behov och målsättningar noggrant innan vi går vidare med implementeringen av lösningen. Från den första behovsanalysen till den slutgiltiga implementeringen är vi där med dig, steg för steg, för att säkerställa att resultatet överensstämmer perfekt med dina förväntningar.

Få ett förslag

FÅ ett skräddarsytt förslag på mötesutrustning för din verksamhet. På WEIAB så erbjuder vi både försäljning och leasing av mötesutrustning.