GUIDE
Vad du bör tänka på innan du köper utrustning till konferensrummet:
Innan du investerar i teknisk konferensutrustning är det avgörande att noggrant överväga flera viktiga faktorer.
Att göra rätt val här är av yttersta vikt för att säkerställa att utrustningen inte bara uppfyller organisationens omedelbara behov, utan också har en långsiktig förmåga att anpassa sig till framtida teknologiska utvecklingar.
Genom att göra en grundlig analys kan du undvika att slösa tid och resurser på felaktiga lösningar som inte ger det önskade värdet.
Här kommer vi att utforska de centrala övervägandena som behöver göras innan du går vidare med ditt köpbeslut, och hur de kan vägleda dig mot en välinformerad investering i konferensutrustning.
1. Bestäm syftet med konferensrummet:
Tänk på vilka typer av möten och presentationer som kommer att äga rum i konferensrummet. Kommer det främst att användas för interna möten, kundmöten eller både och? Detta hjälper dig att avgöra vilka typer av teknik och utrustning du behöver, till exempel skärmar, ljudsystem och videokonferenslösningar.
För de situationer då både interna och externa möten kommer att hållas i rummet är det en bra idé att satsa på en välintegrerad videokonferenslösning. Denna teknik möjliggör en integrerad kommunikation med deltagare som befinner sig på andra platser. Detta kan vara avgörande för globala team eller för att ansluta med kunder på distans.
2. Tänk på storleken på konferensrummet:
Konferensrummets storlek spelar en viktig roll för att avgöra vilken typ och antal av utrustning du behöver. Ett stort konferensrum kräver kraftfullare ljudsystem, större bildskärmar och mer avancerad konferensutrustning än ett mindre rum.
3. Utvärdera anslutningsmöjligheterna:
Tänk på vilka enheter som kommer att användas i konferensrummet och se till att den teknik och konferensutrustning du köper är kompatibel med dessa enheter. Om ditt team till exempel använder bärbara datorer ska du se till att konferensrummet har de nödvändiga anslutningsmöjligheterna, till exempel HDMI- eller USB-C-portar.
Dessutom kan det vara en god idé att överväga trådlösa anslutningsalternativ som Bluetooth eller Wi-Fi för att ge flexibilitet och möjlighet att ansluta enheter som inte har fysiska portar.
Det finns en rad olika portar för anslutning såsom:
- HDMI
- Displayport
- VGA
- Thunderbolt
- USB-C
- Trådlösa
Dessa är de mer populära lösningarna som ofta används. Se till att du också har adaptrar och liknande for konferensrummet då olika datorer och enheter ofta har olika typer av anslutningar.
4. Tänk på användarupplevelsen:
Tänk på användarvänligheten och användarupplevelsen för den teknik och konferensutrustning du köper. Se till att utrustningen är lätt att använda och att användarna enkelt kan ansluta sina enheter och starta ett möte eller en presentation utan tekniska problem.
För att förbättra användarupplevelsen är det också klokt att investera i teknik med användarvänliga gränssnitt och funktioner som är lätta att förstå och navigera. Om konferensrummet är utrustat med en videokonferenslösning, se till att den har ett enkelt och tydligt användargränssnitt för att smidigt starta och hantera möten.
Dessutom, när det gäller anslutningar, se till att det finns tillräckligt med portar och att de är lättillgängliga för användarna. Detta kommer att underlätta anslutningsprocessen och minska risken för tekniska problem. Moderna mötesbord har ofta bordsbrunnar integrerade i designen som möjliggör smidiga anslutningar.
5. Tänk på framtida skalbarhet:
Tänk på din organisations framtida tillväxt och om den teknik och utrustning för konferensrum som du köper kommer att kunna skalas med dina behov. Tänk på om tekniken och utrustningen är modulär och enkelt kan uppgraderas eller utökas vid behov.
Dessutom är det viktigt att överväga om konferensutrustning kan utökas vid behov. Till exempel, om organisationen växer och fler deltagare behöver kunna ansluta sig till möten, bör tekniken och utrustningen ha kapacitet för att stödja detta genom att till exempel möjliggöra fler anslutningar eller utöka bildskärmsytan.
6. Fastställ en budget:
Bestäm din budget för teknik och konferensutrustning och prioritera de funktioner och den utrustning du behöver utifrån den budgeten. Glöm inte att inkludera löpande underhålls- och supportkostnader i din budget.
Jobba smart och flexibelt utan att resa!
Få ett kostnadsfritt förslag för just er verksamhet.
Fem vanliga misstag
Några vanliga misstag när man ska börja införskaffa konferensutrustning är bland annat:
- Bristande behovsanalys: Det är viktigt att ingående förstå vilka behov och krav som företaget har när det kommer till konferensutrustning. Det kan handla om antal deltagare, lokalens storlek, typ av möten som ska hållas och med mera.
- Underdimensionerad utrustning: Att köpa för simpel eller utrustning av låg kvalitet kan leda till att den inte uppfyller företagets behov och att mötena blir mindre effektiva.
- Missa inte kompatibilitet och integration: Det är viktigt att se till att den nya utrustningen är kompatibel med nuvarande teknik och den mjukvara/program som företaget använder.
- Man missar miljömässiga faktorer: Att inte ta hänsyn till miljömässiga faktorer såsom energiförbrukning och återvinning kan vara både kostsamt och dåligt för miljön.
- Omvärldsbevakning: Tekniken rör sig snabbt och missar man den senaste teknologin och de bästa produkterna på marknaden så kan det leda till att man missar möjligheter till bättre och mer kostnadseffektiv utrustning.
Blev videomötet försenat idag igen?
Vi vet hur frustrerande det kan vara med teknik som krånglar när du behöver den som mest. Från viktiga videomöten med kunder till dagliga möten med kollegor – det är viktigt att tekniken alltid fungerar som den ska.
WEIAB erbjuder skräddarsydda AV-lösningar för effektiva möten, oavsett om det är en lokal konferens eller ett telefonmöte med kollegor från världen över. Vi kan både bygga upp en hel konferenslösning från grunden, skräddarsytt efter era behov, och erbjuda er förmånliga priser på specifik utrustning till en existerande konferens- eller mötesmiljö. Vi har kunder inom både privat och offentlig sektor och har över 50 års erfarenhet i bagaget.
Vår idé är enkel: vi utvecklar lösningar för konferensanläggningar med effektiv och driftsäker utrustning, så att ni snabbt och enkelt kan komma igång med videomöten och konferenser.
WEIAB erbjuder användarvänliga system
- Kom igång med dina möten på bara några minuter
- Hög driftsäkerhet och stabilitet med ett enkelt användargränssnitt
- Högsta tekniska kvalitet, designat efter er lokal
Projektorer & dukar – Skärmar – Presentationslösningar – Uttag & Kablage – Ljudutrustning – Anpassade bordbrunnar
Paketlösningar eller skräddarsytt efter era behov
Vi är partner med några av de största företagen inom Audio video och konferensutrustning.
Söker du specifik utrustning till en existerande konferens- eller mötesmiljö?
Om ni redan tillhandahåller konferensutrustning men som kanske inte fungerar till den fulla potential ni önskar så kan vi självklart hjälpa er med support även till dessa. Vi har bred erfarenhet av att sälja AV-utrustning och om ni söker efter specifika komponenter eller teknik till just er konferenslösning tveka inte att kontakta oss idag, vi erbjuder förmånliga priser och återkommer till er med ett offertförslag inom 48 timmar.
Kontakta oss vid frågor
Har ni funderingar eller frågor kring mötesteknik? Vi på WEIAB hjälper er från start till mål.
