Konferensteknik – Den stora guiden 2024

Välkommen till vår stora guide om konferensteknik 2024! I den här guiden hoppas vi att vi kan hjälpa er navigera i den djungel av olika tekniker och komponenter som hör konferenser till, men även inspirera er och berätta om de senaste nyheterna på marknaden. Vi vill helt enkelt hjälpa er att få de bästa förutsättningarna för era möten och konferenser. Ni hänger väl med?

Introduktion till konferensteknik

Mötes- och evenemangsbranschen höll sig stark genom 2020. Den visade att den är stark, motståndskraftig och anpassningsbar. Vi vet också att allt inte kommer att återgå till hur det var förut, och att virtuella och hybridhändelser är här för att stanna. Det ”nya normala” kan lätt bli ett problem om det inte hanteras på rätt sätt internt. Det innebär att vi måste effektivisera processer, lära oss nya färdigheter och förenkla program. Och för att göra det behöver vi en sömlös grund av konferensteknik.

Idag omfattar möten och konferenser mer evenemangsteknologi. Det är många tekniker att hålla reda på, samtidigt ger de oändligt med möjligheter för att kunna skapa möten och konferenser som är såväl effektiva som roliga! All denna teknik kräver dock tekniska kunskaper – visste du att bara 59% av de som arbetar inom eventbranschen känner sig säkra på sina tekniska kunskaper?

Det är därför vi på WEIAB alltid fokuserar på teknik som helt enkelt fungerar. Det ska inte vara krångligt och tidskrävande att få i gång mikrofoner och ljud. Och att dela dokument och bilder ska gå med ett klick. Vi vet hur frustrerande det är när tekniken strular och möten blir försenade, därför är vi stolta över att erbjuda smarta tekniska lösningar som är enkel att ta till sig.

Produktionslogistik och skalbar teknik

Liksom världen förändrades över en natt behövde även vi i arbetslivet anpassa oss när personliga konferenser konverterades till virtuella möten. Hur dessa virtuella händelser sker har förbättrats omätbart på kort tid – samtidigt saknas det ofta tillräckligt stöd och utbildning för de som levererar innehållet. Vi förlitar oss på tekniken och att den ska fungera utan att riktigt förstå den; lösningen för detta är både utbildning av personal och en effektiviserad teknisk lösning.

Små möten i stora lokaler kräver nya tekniska lösningar

Vi har sett en ökning av att möten numer sker inom närområdet med färre deltagare och färre gruppaktiviteter. Något som pandemin bidrog med var hur vi behöver anpassa våra mötesmiljöer, däribland hur mindre möten har behövt hållas på stora ytor. För att i framtiden förhålla oss till potentiellt liknande händelser måste vi kunna anordna event på stora ytor och med ny layout – detta för att optimera utrymmen och samtidigt förhålla oss till hälsokrav. I dessa sammanhang är det extra betydande att tekniken fungerar, så att omständigheterna inte påverkar det faktum att vi ska kunna höra och tala med varandra under möten och event.

Ledord och trender inom konferensteknik 2024

Orden att hålla koll på från 2021 och 2022

Hybridevenemang – Genom att lägga till virtuella element i traditionella evenemangsstrukturer kan hybridevenemang hållas; små grupper på plats, med en större publik som är med via digitala plattformar.

Utomhusevenemang – Det är inte helt otänkbart att vi, när vädret tillåter, flyttar många av våra möten och evenemang utomhus för att göra det möjligt för fler gäster att delta på ett säkert och bekvämt sätt.

Fokus på appar – Appar och interaktiva webbplatser kan skapas så att anhängare kan delta i evenemang. Det gör att evenemang som streamas via olika samtalsplattformar, till exempel Zoom, blir mer engagerande för de som är med på distans.

Kontaktlös och papperslös teknik – Att minska fysisk kontakt kommer fortsätta vara viktigt år 2023. Biljetter, nätverks- och registreringsprocesser för konferenser blir mer digitala än någonsin. Olika typer av appar möjliggör att digitalisera alla händelseinteraktioner och minskar behovet av fysisk kontakt, som att lämna över visitkort. Detta kräver såklart ett väl fungerande internet med bra räckvidd, både inomhus och utomhus.

Kvalitet över kvantitet – Tekniken kommer att spela en större roll än någonsin 2023. Det finns dock en risk att det blir för mycket av det goda när det gäller överdriven teknikanvändning. Eventarrangörer måste försöka att inte överväldiga deltagare med teknik och se till att upplevelsen kommer först. Helt enkelt kvalitet över kvantitet; se till att ljud och bild har tydlig skärpa först.

Gör avancerad teknik enkel – Medarbetare måste bli mer tekniskt kunniga samtidigt som de måste vara flexibla och kreativa på ett sätt som de inte har varit tidigare. Teknik som är enkelt att använda och få i gång är viktigare än någonsin nu när virtuella möten har huvudfokuset.

Framtidens virtuella konferensrum

Från virtuella konferenser till hybridkonferenser

Både virtuella- och hybridkonferenser var riktiga livräddare under pandemin, för såväl skolor, högskolor som företag runt om i världen. I takt med att arrangörer och deltagare har blivit alltmer vana vid det nya formatet märker vi nu att det har hittat sin väg in i vårt dagliga liv.

Med detta sagt är det viktigt att notera att konferensteknik är, och kommer fortsätta att vara, grunden i den nya mötesplatsen. Konferenser och andra digitala sammankomster kommer att bli mer polerade och engagerande de kommande åren!

Tips på hur du engagerar deltagarna på den digitala konferensen

Arrangörer inom olika områden har tagit sig an utmaningen att göra sina evenemang till en verklig upplevelse; vingårdar håller virtuella vinprovningar och företag som erbjuder hemleverans av mat gör det möjligt att hålla virtuella luncher.

Samtidigt vet vi att det är svårare att engagera deltagare i en virtuell miljö. För att göra detta måste innehållsupplevelsen vara desto mer interaktiv, med live-frågor och svar, omröstning av olika frågor, inbäddade presentationer med mera.

Ljud: Högtalare och mikrofoner

Problem med ljud och högtalare är en klassiker när det kommer till möten både på plats och online. Vem har inte varit med om ljud som går rundgång eller ger feedback och ger ifrån sig ett otäckt högt ljud? Eller vid online-möten, där alla deltagare måste fråga om de faktiskt hörs. Dessa problem må vara klassiker vi har blivit vana vid, men det går att få smidiga lösningar för både ljud och bild som garanterar att era möten håller hög kvalitet.

Högtalare

När det kommer till att planera ljudet finns det några aspekter som är viktiga att tänka på. Förutom hur stort rummet är kan dagens distansmöten även behöva anpassas efter att några deltagare befinner sig fysiskt på plats, och andra på distans; men oavsett var i världen deltagarna befinner sig behövs tydligt och klart ljud.

Tips för högtalare:

• Lita inte på din laptops inbyggda högtalare! Eller att de är tillräckligt bra. Det är oerhört sällan som de kan leverera ett tydligt och klart ljud. Detta betyder inte att det behövs ’riktiga’ högtalare för varje tillfälle, ofta kan ett par små, externa högtalare fungera utmärkt för att alla i mindre mötesrum ska kunna höra tillräckligt.
• Det ska vara enkelt att byta mellan olika ljudenheter. Att piffa upp sin presentation med bakgrundsmusik, kunna spela upp videos eller koppla in (och bort) mikrofoner behöver inte vara krångligt. Vi kan hjälpa er med smidiga lösningar som är enkla att använda för att växla mellan olika ljudenheter.

Mikrofoner

Vad ni behöver för typ av mikrofoner och hur många beror på er situation och layouten på ert konferensutrymme. Från mikrofon på podium till trådlösa myggor eller både och – här lönar det sig att fundera över hur ni önskar att mötesdeltagarna ska kunna höra er.

Tips för mikrofoner:

• Förse anställda med headsets. Mikrofoner kan vara känsliga för ljud och bakgrundsljud, och ibland kan det vara frustrerande vid onlinemöten när andra mötesdeltagarnas mickar plockar upp både hundens skall och sambons diskande mitt under samtalet. Genom att förse medarbetare med headsets kan ni få en jämnare ljudnivå, och enklare höra varandra på era online- och distansmöten.

Skärmar, dukar och projektorer – Det visuella

När det kommer till det visuella finns det flera alternativ; allt beroende på vilka önskemål ni har. Från olika storlekar av LED och O-LED skärmar, till stora projektordukar. Eller varför inte använda er av flera skärmar i olika kreativa lösningar?

Med dagens teknik blir skärmarna tydligare, ljusare och mer energieffektiva än någonsin – samtidigt erbjuder de en högre upplösning och riktigt skarpa bilder. I dagens konferensrum räcker det inte med en HD-skärm, utan det är minst 4k som gäller för att ni ska kunna visa upp skarpa bilder och videos,. Det behövs även för att ni smärtfritt ska kunna dela med er av olika läsbara dokument.

LED och O-LED Skärmar

LED skärmarna är här för att stanna; de är en riktig stapel inom konferensmarknaden och olika digitala skärmar fortsätter att växa i popularitet. Varför inte investera i en stor LED skärm som har touch-funktion, där ni enkelt kan ”rita” direkt på dokument och bilder?

Bli kreativ med flera skärmar

Lika utdaterat som en tjock-tv på rullvagn är, är användandet av en enda bildskärm. Att enbart använda sig av en skärm för digitala möten och konferenser är inte en trend för 2020-talet. I dag är företag mer kreativa när det kommer till att arrangera större audiovisuella evenemang genom att använda sig av flera bildskärmar. Dessa lösningar ses både på mingel, vid konferenser och mässor; stående och vinklade skärmar, eller flera staplade på varandra. Videoväggar och pekskärmar blandas med projektionskartläggningar som skapar sensoriska och uppslukande upplevelser för deltagarna. Att använda sig av visuella arrangemang är ett sätt att få kunder och konferensdeltagare att sätta ert företag på minnet.

Nätverk: Internet och WiFi

När det kommer till Nätverk och WiFi finns det fler saker att tänka på än vad ni först kan ana. Det är lätt att tro att det räcker med att sätta ett bra lösenord till företagets WiFi så löser det sig därifrån, eller hur var det nu?

Vad har ni för internet?
Att hålla koll på vad företaget har för internet, och vilken bandbredd ni har tillgång till, är en viktig del i att planera nätverket.

Checklista för planering av nätverk

Företagets bandbredd måste räcka för att hålla i gång ett konferensrum; och det beror ju såklart på konferensrummet! Här är en checklista på några saker att tänka på när ni planerar inför ert konferensrum eller mötesrum internet:

• Hur stort är rummet? Kanske behövs det flera så kallade ”repeaters”, små teknikaliteter som gör att WiFi-signalen förstärks över en större area. Annars är en smart lösning att använda sig av ett så kallat mesh-nätverk, ett heltäckande WiFi som gör att ni kan koppla upp er till ett trådlöst nätverk och sedan röra er över ett större område utan att behöva ansluta er till ett nytt nätverk. Att använda sig av mesh-nätverk kräver inga extra nätverkskablar som behöver dras överallt, utan de olika enheterna (så kallade mesh-noder) kopplar upp sig till varandra och på så sätt ökar arean för WiFi.
• Hur många enheter/användare ska använd sig av ert nätverk? Att dela filer och presentationer via WiFi är både smart och smidigt; men ju fler enheter som ska vara uppkopplade till ert nätverk samtidigt, desto kraftigare teknik krävs. Se till att den utrustning ni har för internet klarar av så många användare som ni behöver, och det krävs ofta fler än ni tror: Idag har de flesta både mobiltelefon, laptop och kanske en stationär dator som de använder dagligen i sitt arbete.
• Ska ni erbjuda mötesdeltagare WiFi? Vissa mötesdeltagare blir glada om företag erbjuder WiFi att använda i konferensrummet. Andra deltagare kan tycka att det är krångligt med lösenord och att koppla upp sig (här är en lösning att anslutning till wifi sker via QR-kod). Ibland är den vanliga mottagningen med 4G/5G för svag, vilket gör att ett välfungerande WiFi, tillgängligt för alla deltagares mobiler och laptops, blir ett måste.
• Ska ni streama möten över internet; hålla möten på Zoom/Skype/Teams eller liknande? Då är ett välfungerande internet viktigare än någonsin. Ingenting är så frustrerande som långsam uppkoppling, pixliga bilder och dåligt ljud vid onlinemöten. För bäst kvalitet vid onlinemöten rekommenderar vi alltid att ni använder er av internet från en kabel; inget trådlöst WiFi med andra ord. För mer information, tips och tricks för onlinemöten, se längre ner i guiden!
• Säkerhet kring internet och WiFi. När många människor använder samma nätverk ökar behovet av att ett säkert internet. Både för att utomstående inte ska kunna ta sig igenom och ta del av känslig information, men också så att användare av ert nätverk inte tillför några säkerhetsrisker. Idag finns det avancerade program som gör att ni kan se alla användare på nätverket, hur mycket data de använder och när de är uppkopplade.

Onlinemöten: Konferensteknik för möten på Zoom, Skype, Teams m.m

Varför konferensteknik behövs även vid onlinemöten

Är inte laptop, airpods och headset, tillräcklig teknik för att delta vid onlinemöten? Många ställer sig frågan varför vi behöver konferensteknik till vidokonferenser när möten via internet idag enkelt sker via Zoom, Teams och Skype. Det är anledningen varför vi anser att konferensteknik behöver användas – idag håller vi många möten och konferenser online, därför borde även den utrustning vi använder ha som standard att vara kvalitativ.

Att hålla möten på distans medför ofta tekniska problem. Vi har alla upplevt möten med dålig ljudkvalité, suddiga kamerabilder, där deltagare inte hörs alls eller hörs för mycket och hackande samtal på grund av dålig internetuppkoppling… Listan på teknikproblem som kan uppstå vid onlinemöten kan göras lång. Och svaret på dessa problem är såklart bättre teknik, anpassad efter de behov vi möter i vardagen.

Livestreaming

Livestreaming är framtiden. Precis som vi har vant oss att använda oss av olika streamingtjänster för våra favoritprogram på TV:n är både kunder och medarbetare idag kräsna över hur de får ta del av information. Genom att streama presentationer, föreläsningar, möten och konferenser live på nätet öppnar ni upp ert företag för en större publik. Självklart kan vi på WEIAB hjälpa er att sätta upp en fungerande streamingtjänst, som både är enkel för er att använda och lätt för andra att hitta. Livestreaming möjliggör att ni kan dela med er av roliga event och nyheter i ett spännande och inkluderande format.

Kringutrustning och andra tekniker

Fem smarta tillbehör till konferensrummet

Ljud och bild, audio och video. Det är det första vi tänker på när det kommer till konferensteknik. Men det finns några smarta tillbehör som lätt glöms bort när vi planerar våra konferensrum. Här är fem smarta tillbehör som kan underlätta era möten:

1. Förenklad fjärrkontroll. Designen av fjärrkontroller har verkligen haft en konstig resa under sin livstid. Från äldre kontroller med få knappar till stora, tunga fjärrkontroller med hur många knappar som helst, till att på senare år återgå till små och diskreta kontroller. Ja, så små att de knappt går att hålla i handen eller lyckas trycka in rätt knapp. Och det är bara en fjärrkontroll. Många av oss kommer säkerligen ihåg hur omständigt det har varit att parera olika fjärrkontroller till tv, boxen, vhs- och dvd-spelare. Idag finns fjärrkontroller som har tydliga kanalval och knappar. De är enkla att använda och är utformade så att ni enkelt exempelvis kan starta projektorn och växla mellan enheter och olika källor. Och du slipper att hantera och byta mellan olika enheter, donglar och kablar varje gång ni ska byta källa.

2. Adapterring. Olika kablar och ingångar mellan olika märken och modeller blir ett minne blott med en adapterring. Den säkerställer att er konferenslösning är kompatibel med olika fabrikat av datorer och typer av enheter.
3. HDMI-växel. Växla mellan laptops, projektorer, och tv-skärmar enkelt. En HDMI-växel låter dig som användare att själv välja vilken skärm som ska användas. Med enbart ett klick kan du enkelt välja på vilken skärm din presentation ska visas. En HDMI-växel stödjer även förenklade fjärrkontroller; så att du kan växla skärm på distans.
4. Trådlös hub. En trådlös hub gör att din egen dator tar kommandot över presentationssystemet. Alla kan trådlöst ansluta sig till presentationssystemet, och du växlar enkelt användare på din dator med ett klick. Ni slipper både donglar och kablar, och USB-minnen blir ett minne blott. Att använda sig av en trådlös hub i stället för USB-stickor är även ett utmärkt val ur säkerhetsperspektiv.
5. Kabeldike eller bordsbrunn. Om inte problemet syns, finns det inte. Eller hur var det nu? I dag har de flesta deltagare både laptop och mobil med sig som behöver laddas. Genom att utforma ert konferens- eller mötesrum med ett kabeldike eller en bordsbrunn slipper ni både trassel av kablar som dras över bord och golv och ni frigör yta på bordet. De kan även användas för att lättare få deltagare att ansluta sig till både nätverk, skärmar, projektorer och konferenstelefon.

Annan ny teknik att implementera

VR – Virtual Reality

Från VR till panorama bilder och 3D upplevelser – framtiden inom visuell konferensteknik

VR är inte bara för spel och de yngre generationerna; tekniken går snabbt framåt och är riktigt användbar (och rolig!) att arbeta med även under möten och konferenser. Att använda sig av powerpoint-presentationer är förlegat, varför inte ta dina mötesdeltagare på en VR-resa och på så sätt visa upp dina idéer i en 3D värld? Virtual reality-headset är versatila verktyg som kan användas både som sittande deltagare på ett möte, eller stående i en 360-graders upplevelse där deltagarna kan gå omkring och uppleva den virtuella världen runt om dem. Eller varför inte använda VR för att kunna visa upp hur konferensrum och kontor ser ut, utan att faktiskt mötas? Från att visa hur en byggnadsplan ser ut inifrån och visa upp utformningen av olika produkter till att ta med deltagarna till andra städer och länder; VR-tekniken är här för att stanna, och med den kan man uppleva nästan allt direkt från konferensrummet.

Belysning

Lysrör i taket som enda belysning i ett konferens- eller mötesrum är förlegat (och det tackar våra ögon oss för). Idag använder vi oss av trådlös och smart belysning, som enkelt går att styras genom Wi-Fi; antingen via app på mobilen eller via rösten. Smart belysning kommer i olika typer av ljuskällor och lampor; från de som går att dimma till lampor som kan byta färg och programmeras efter olika program. Framtidens belysning är enkel att anpassa samtidigt som den förstärker olika upplevelser. Rätt ljus ger dessutom bättre förutsättningar för vår hälsa.

Artificiell intelligens

Hur påverkar artificiell intelligens framtidens möten? AI har varit på framfart det senaste året och det påverkar hur vi arbetar i stor utsträckning genom att underlätta många arbetsmoment. Vad gäller AI och dess implementering i möten och konferenser finns många möjligheter. AI kan bland annat hjälpa oss att översätta och transkibera i realtid, producera anteckningar i olika format och automatisera processer för förberedelse och efterarbete. Vi ser med spänning hur AI kommer fortsätta innovera framtidens möten och konferenser.