Skip to main content

Välkommen till vår stora guide om konferensteknik 2022! I den här guiden hoppas vi att vi kan hjälpa er navigera i den djungel av olika tekniker och komponenter som hör konferens till, men även inspirera er och berätta om de senaste nyheterna på marknaden. Vi vill helt enkelt hjälpa er att få de bästa förutsättningarna för era möten och konferenser. Ni hänger väl med?

Innehåll:

Introduktion till konferensteknik

Mötes- och evenemangsbranschen höll sig stark genom 2020. Den visade att den är stark, motståndskraftig och anpassningsbar. Vi vet också att allting inte kommer att återgå tillbaka till hur det var förut, och att virtuella och hybridhändelser är här för att stanna. Det ”nya normala” kan lätt bli ett problem om det inte hanteras ordentligt internt. Det innebär att man måste effektivisera processer, lära sig nya färdigheter och förenkla program. Och för att göra det behöver ni en sömlös grund av konferensteknik.

Idag omfattar planering av möten och konferenser mycket mer evenemangsteknologi. Det är många tekniker att hålla reda på samtidigt som de ger oändligt med möjligheter för att skapa möten och konferenser som är både effektiva och roligare! Men all denna teknik kräver även tekniska kunskaper – visste du att bara 59% av dom som arbetar inom att skapa olika evenemang känner sig säkra på sina tekniska kunskaper?

Det är därför vi på WEIAB alltid fokuserar på en teknik som helt enkelt ska fungera. Det ska inte vara krångligt och tidskrävande att få i gång mikrofoner, ljud och att dela dokument och bilder ska gå med ett klick. Vi vet hur frustrerande det är när tekniken strular och möten blir försenade, därför är vi stolta över att erbjuda smarta tekniska lösningar som är enkel att ta till sig.

Produktionslogistik och skalbar teknik

Liksom världen förändrades över en natt behövde även vi i arbetslivet anpassa oss när personliga konferenser konverterades till virtuella händelser. Hur dessa virtuella händelser ska hända har förbättrats omätbart på kort tid, samtidigt saknas det ofta ordentligt stöd och utbildning för de som levererar innehållet. Vi lutar oss på tekniken och att den ska fungera utan att riktigt förstå den; lösningen för detta är både utbildning av personal och en effektiviserad teknisk lösning.

Små möten i stora lokaler kräver nya tekniska lösningar

Stora konferenser kommer troligtvis fortsätta att hållas på is. I stället kommer mindre grupper hålla sig till sitt närområde för möten, med färre deltagare och färre gruppaktiviteter. Samtidigt kommer dessa event kräva stora ytor, med nya sittplaner och layouter för att optimera utrymmet och samtidigt hålla sig efter de regler som finns kring social distansering. Dessa layoutändringar kräver en teknik som är anpassad runt den, där social distansering inte försämrar hur väl vi kan tala och höra varandra.

Ledord och trender inom konferensteknik 2022

Orden att hålla koll på inför 2021 och 2022

Hybridevenemang – Genom att lägga till virtuella element i traditionella evenemangsstrukturer kan hybridevenemang hållas; små grupper på plats, med en större publik som är med via digitala plattformar.

Utomhusevenemang – Det är inte helt otänkbart att vi, när vädret tillåter, flyttar många av våra möten och evenemang utomhus för att göra det möjligt för fler gäster att delta på ett säkert och bekvämt sätt.

Fokus på appar – Appar och interaktiva webbplatser kan skapas så att anhängare kan delta i evenemanget. Det gör evenemang som streamas via olika samtalsplattformar, till exempel Zoom, mer engagerande för de som är med på håll.

Kontaktlös och papperslös teknik – Att minska fysisk kontakt kommer fortsätta vara en viktig del år 2021. Biljetter, nätverks- och registreringsprocesser för konferenser blir mer digitala än någonsin. Olika typer av appar gör det möjligt att digitalisera alla händelseinteraktioner, och minskar behovet av fysisk kontakt så som att lämna över visitkort. Detta kräver såklart ett väl fungerande internet med bra räckvidd, både inomhus och utomhus.

Kvalitet över kvantitet – Tekniken kommer att spela en större roll än någonsin 2021. Det finns dock en risk att det blir för mycket av det goda när det gäller överdriven teknikanvändning. Eventarrangörer måste försöka att inte överväldiga deltagare med teknik och se till att upplevelsen kommer först. Helt enkelt kvalitet över kvantitet; se till att ljud och bild har tydlig skärpa först.

Gör avancerad teknik enkel – Medarbetare måste bli mer tekniskt kunniga samtidigt som de måste vara flexibla och kreativa på ett sätt som de inte har varit tidigare. Teknik som är enkelt att använda och få i gång är viktigare än någonsin nu när virtuella möten har huvudfokuset.

Framtidens virtuella konferensrum

Från virtuella konferenser till hybridkonferenser

Både virtuella- och hybridkonferenser var riktiga livräddare förra året för både skolor, högskolor och företag runt om i världen. I takt med att arrangörer och deltagare blir mer och mer vana vid det här nya mediet kommer det garanterat att hitta sin egen väg i vårt dagliga liv.

Med detta sagt är det viktigt att notera att konferensteknik är, och kommer fortsätta vara, grunden i den nya mötesplatsen. Konferenser och andra digitala sammankomster kommer bara att bli mer polerade och engagerande de kommande åren!

Tips på hur du engagerar deltagarna på konferensen

Arrangörer inom olika områden har tagit sig an utmaningen att göra sina evenemang till en verklig upplevelse; vingårdar håller virtuella vinprovningar och företag som erbjuder hemleverans av mat gör det möjligt att hålla virtuella luncher. För är det något vi saknar är det just att dela upplevelser med våra kollegor.

Samtidigt vet vi också att det är svårare att engagera deltagare i en virtuell miljö. För att göra det måste innehållsupplevelsen vara mer interaktiv, med live-frågor och svar, omröstning av olika frågor, inbäddade presentationer med mera.

Ljud: Högtalare och mikrofoner

Problem med ljud och högtalare är en riktig klassiker när det kommer till möten både på plats och online. Vem har inte varit med om ljud som går rundgång eller ger feedback och gör ifrån sig ett riktigt otäckt högt ljud? Eller vid online-möten, där alla deltagare flera gånger måste fråga om de faktiskt hörs. Dessa problem må vara klassiker vi har blivit vana vid, men det går att få smidiga lösningar för både ljud och bild som garanterar att era möten kommer i gång snabbare.

Högtalare

När det kommer till att planera ljudet finns det några aspekter som är viktiga att tänka på. Förutom hur stort rummet är kan dagens distansmöten även behöva anpassas efter att några deltagare befinner sig fysiskt på plats, och andra på distans; men oavsett var i världen deltagarna befinner sig behövs tydligt och klart ljud.

Tips om högtalare:

  • Lita inte på din laptops inbyggda högtalare! och att de är tillräckligt bra; det är oerhört sällan som de kan leverera ett tydligt och klart ljud. Detta betyder inte att det behövs rejäla högtalare för varje tillfälle, ofta kan ett par små, externa högtalare fungera utmärkt för att alla i mindre mötesrum ska kunna höra.
  • Det ska vara enkelt att byta mellan olika ljudenheter. Att piffa upp sin presentation med bakgrundsmusik, kunna spela upp videos som alla hör eller koppla in (och bort) mikrofoner behöver inte vara krångligt. Vi kan hjälpa er med smidiga lösningar som är enkla att använda för att växla mellan olika ljudenheter.

Mikrofoner

Vad man behöver för typ av mikrofoner, och hur många, beror på er situation och layouten på ert konferensutrymme. Från mikrofon på podium till trådlösa myggor eller både och; här lönar det sig att fundera över hur ni önskar att mötesdeltagarna ska kunna höra er.

Tips om mikrofoner:

  • Förse anställda med headsets. Mikrofoner kan vara väldigt känsliga till ljud och bakgrundsljud, och ibland kan det vara riktigt frustrerande vid onlinemöten när andra mötesdeltagarnas mickar plockar upp både hundens skall och sambons diskande mitt i samtalet. Genom att förse medarbetare med headsets kan ni få en bättre ljudnivå, och enklare kunna höra varandra, på era online- och distansmöten.

Skärmar, dukar och projektorer – Det visuella

När det kommer till det visuella finns det flera alternativ; allt beroende på vilka önskemål ni har. Från olika storlekar av LED och O-LED skärmar, till stora projektorsdukar eller varför inte använda er av flera skärmar i olika kreativa lösningar?

Med dagens teknik blir skärmarna bara tydligare, ljusare och mer energieffektiva än någonsin – samtidigt erbjuder de en högre upplösning och riktigt skarpa bilder. I dagens konferensrum räcker det inte med bara en HD-skärm, utan det är minst 4k som gäller för att kunna visa upp riktigt skarpa bilder och videos, samt smärtfritt dela med sig av olika typer av dokument som är enkla att läsa på en stor skärm.

LED och O-LED Skärmar

LED skärmarna är här för att stanna; de är en riktig stapel inom konferensmarknaden och olika digitala skärmar fortsätter att växa i popularitet. Varför inte investera i en stor LED skärm som har touch-funktion, där ni enkelt kan ”rita” direkt på dokument och bilder?

Bli kreativ med flera skärmar

Lika utdaterat som en tjock-tv på rullvagn är användandet av en enda bildskärm; att endast använda sig av en skärm är inte en trend på 2020-talet. I dag är företag mer kreativa när det kommer till att arrangera större audiovisuella engagemang genom att använda sig av flera bildskärmar. Dessa lösningar ses både på mingel, vid konferenser och mässor; stående och vinklade skärmar, eller flera staplade på varandra. Videoväggar och pekskärmar blandas med projektionskartläggningar som skapar riktigt sensoriska och uppslukande upplevelser för deltagarna. Att använda sig av visuella arrangemang är ett sätt att få kunder och konferensdeltagare att verkligen sätta ert företag på minnet.

Nätverk: Internet och WiFi

När det kommer till Nätverk och WiFi finns det faktiskt fler saker att tänka på än vad man först kan tro. Det är lätt att tro att det räcker med att sätta ett bra lösenord till företagets WiFi så löser det sig därifrån, eller hur var det nu?

Vad har ni för internet?
Att hålla koll på vad företaget har för internet, och vilken bandbredd ni har tillgång till, är en viktig del i att planera internet.

Checklista för planering av nätverk

Företagets bandbredd måste räcka för att hålla i gång ett konferensrum; och det beror ju såklart på konferensrummet! Här är en checklista på några saker att tänka på när ni planerar inför ert konferensrum eller mötesrum internet:

  • Hur stort är rummet? Kanske behövs det flera så kallade ”repeaters”, små tekniska saker som gör att WiFi signalen förstärks över en större area. Annars är en smart lösning att använda sig av ett så kallat mesh-nätverk, ett heltäckande WiFi som gör att man kan koppla upp sig till ett trådlöst nätverk och sedan röra sig över ett större område utan att behöva ansluta sig till ett nytt. Att använda sig av mesh-nätverk kräver inte massa långa, extra nätverkskablar som behöver dras överallt, utan de olika enheterna (så kallade mesh-noder) kopplar upp sig till varandra och på så sätt ökar arean för WiFi.
  • Hur många enheter/användare ska använd sig av ert nätverk? Att dela filer och presentationer via WiFi är både smart och smidigt; men ju mer enheter som ska vara uppkopplade till ert nätverk samtidigt, desto kraftigare teknik kräver det. Se till att den utrustning ni har för internet klarar av så många användare som ni behöver, och det krävs ofta mer än man tror: Idag har de flesta både mobiltelefon, laptop och kanske en stationär dator de använder dagligen på sitt arbete.
  • Ska ni erbjuda mötesdeltagare WiFi? Vissa mötesdeltagare blir väldigt glada om företag erbjuder WiFi att använda i konferensrummet, medan andra deltagare tycker det ändå är för krångligt att hålla på med lösenord och att koppla upp sig (Här kan WiFi som man ansluter sig till med hjälp av QR kod vara en smart idé!). Samtidigt kan också den vanliga mottagningen med 3G/5G vara för svag, vilket gör att ett välfungerande WiFi, tillgängligt för alla deltagares mobiler och laptops, blir ett måste.
  • Ska ni streama möten över internet; hålla möten på Zoom/Skype/Teams eller liknande? Då är ett väl fungerande internet viktigare än någonsin; ingenting är så frustrerande som långsam uppkoppling, suddiga bilder och dåligt ljud vid onlinemöten. För bäst kvalitet vid onlinemöten rekommenderar vi alltid att man använder sig av internet från en kabel; inget trådlöst WiFi med andra ord. För mer information, tips och tricks om onlinemöten, se längre ner i guiden!
  • Säkerhet kring internet och WiFi. När flera människor sitter på samma nätverk ökar behovet av att ett säkert internet. Både för att utomstående inte ska kunna ta sig in och ta del av känslig information, men också så att användare av ert nätverk inte tillför några säkerhetsrisker. Idag finns det riktigt avancerade program som gör att man både kan se alla användare på nätverket, hur mycket data de använder och när de är uppkopplade. För mer information om internet och att hålla säkrare möten offline och online, se längre ner i guiden under kategorin ”Säkerhet”.

Onlinemöten: Konferensteknik för möten på Zoom, Skype, Teams m.m

Varför konferensteknik behövs även vid onlinemöten

Laptop och kanske airpods eller headset, är inte det teknik nog för att hålla onlinemöten? Första tanken vid planering av konferensrum för att hålla olika videokonferenser och möten via internet blir lätt ”Varför behöver vi AV teknik när vi har Zoom/Teams/Skype?” men vi tycker faktiskt helt tvärt om; användandet av olika online möten är ett tecken på att modern konferens och AV-teknik behövs mer än någonsin!

För även om att hålla möten, stora som små, på distans är oerhört bra i dessa tider kommer det även med en hel del tekniska problem; vi har alla varit med om dålig ljudkvalité, suddiga kameror, deltagare som inte hörs alls eller hörs för mycket, hackande samtal på grund av dålig internetuppkoppling… Listan på teknikproblem som kan uppstå vid onlinemöten kan göras nästan hur lång helst. Och svaret på dessa problem är såklart bättre teknik, anpassad efter de behov vi möter i vardagen; från att man arbetar hemifrån och grannen borrar så alla mötesdeltagare hör, till att högtalare inte räcker för att alla i ett konferensrum ska höra vad som sägs.

Livestreaming

Livestreaming är framtiden. Precis som vi har vant oss att använda oss av olika play-tjänster för våra favoritprogram på TV:n är både kunder och medarbetare idag kräsna över hur de får ta del av information. Genom att streama presentationer, föreläsningar, möten och konferenser live på nätet öppnar ni upp ert företag för en mycket större publik. Självklart kan vi på WEIAB hjälpa er att sätta upp en fungerande streamingtjänst, som både är enkel för er att använda och lätt för andra att hitta

Kringutrustning och andra tekniker

Fem smarta tillbehör till konferensrummet

Ljud och bild, audio och video. Det är det första man tänker på när det kommer till just konferensteknik. Men det finns några smarta tillbehör man lätt glömmer bort när man ska planera sitt konferensrum. Här är fem smarta tillbehör som kan underlätta era möten:

  1. Förenklad fjärrkontroll. Designen av fjärrkontroller har verkligen haft en konstig resa under sin livstid. Från äldre kontroller med få knappar till stora, tunga fjärrkontroller med hur många knappar som helst, till att på senare år återgå till små, små kontroller. Ja, så små att de knappt går att hålla i handen eller lyckas pricka in rätt knapp. Och det är bara en fjärrkontroll, vi alla minns väl krånglet när man skulle hitta vilken det var som gick till just Tv:n, VHS-spelaren, DVD-spelaren, TV-boxen…

Idag finns det fjärrkontroller som har tydliga kanalval och knappar. De är enkla att använda och är utformade så att man enkelt kan till exempel starta projektorn och växla mellan enheter och olika källor. Och du slipper att hantera och byta mellan olika enheter, donglar och kablar varje gång ni ska byta källa.

  1. Adapter ring. Olika kablar och ingångar mellan olika märken och modeller blir ett minne blott med en adapter ring som säkerställer att er konferenslösning är kompatibel med olika fabrikat av datorer och typer av enheter.
  2. HDMI-växel. Växla mellan laptops, projektorer, och tv-skärmar enkelt. En HDMI-växel låter dig som användare själv välja vilken skärm som ska användas; med bara ett klick kan du enkelt välja på vilken skärm din presentation ska visas på. En HDMI-växel stödjer även förenklade fjärrkontroller; så att du kan växla skärm enkelt på distans.
  3. Trådlös hub. En trådlös hub gör att din egen dator tar kommandot över presentationssystemet. Alla kan trådlöst ansluta sig till presentationssystemet, och du växlar enkelt användare på din dator med ett klick. Ni slipper både donglar och kablar, och USB-minnen blir ett minne blott. Att använda sig av en trådlös hub i stället för USB-stickor är även ett utmärkt val ur säkerhetsperspektiv.
  4. Kabeldike eller bordsbrunn. Om inte problemet syns, finns det inte. Eller hur var det nu? I dag har de flesta deltagare både laptop och mobil med sig som behöver laddas. Genom att utforma ert konferens- eller mötesrum med ett kabeldike eller bordsbrunn slipper ni både trasslet av kablar som dras över bord och golv och ni frigör yta på bordet. De kan även användas för att enklare få deltagare att ansluta sig till både nätverk, skärmar, projektorer och konferenstelefon.

VR – Virtual Reality

Från VR till panorama bilder och 3D upplevelser – framtiden inom visuell konferensteknik

VR är inte bara för spel och de yngre generationerna; tekniken går snabbt framåt och är riktigt användbar (och rolig!) att arbeta med även under möten och konferenser. Att använda sig av power point-presentationer är förlegat, varför inte ta dina mötesdeltagare på en VR-resa och på så sätt visa upp dina idéer i en 3D värld? Virtual reality-headset är versatila verktyg som kan användas både som sittande deltagare på ett möte, eller stående i en 360-graders upplevelse där deltagarna kan gå omkring och uppleva den virtuella världen runt om dem. Eller varför inte använda VR för att kunna visa upp hur konferensrum och kontor ser ut, utan att faktiskt mötas? VR är idag en viktig del inom hotell och fastighetsbranschen för att visa upp fastigheter för potentiella kunder.

Från att visa hur en byggnadsplan ser ut inifrån och visa upp utformningen av olika produkter till att ta med deltagarna till andra städer och länder; VR-tekniken är här för att stanna, och med den kan man uppleva nästan allt direkt från konferensrummet.

Belysning

Lysrör i taket som enda belysning i ett konferens- eller mötesrum är ute (och det tackar våra ögon oss för). Idag använder vi oss av trådlös och smart belysning, som enkelt går att styras över Wi-Fi; antingen via app på mobilen eller via rösten. Smart belysning kommer i olika typer av ljuskällor och lampor; från enklare som går att dimma till olika lampor som kan byta färg och programmeras efter olika program. Framtidens belysning är enklare att anpassa samtidigt som den förstärker upplevelser.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss