Skip to main content

Vilken Mötesteknik för Konferensrummet? Guide (2023)

investering-mötesteknik-vid-flytt

Varför bör vi investera i en ny mötesteknik?

Vi har nu gått igenom anledningar till varför det passar att investera i ny mötesteknik vid tillfällen som flytt av lokaler eller vid renovering. Därefter kommer nästa fråga: Varför bör vi investera i ny teknik?

Det finns flera anledningar till varför modern mötesteknik, alltså att investera i ny mötesteknik, är fördelaktigt. I kommande avsnitt kommer vi att gå igenom anledningar till varför ni bör investera i ny utrustning.

Ny och professionell utrustning håller länge

När ni investerar i modern och professionell teknik, både kvalitets- och framtidssäkrar ni er verksamhet. Dagens professionella digitala mötesteknik är av hög kvalitet, i jämförelse med motsvarande konsumentprodukter på marknaden. Genom att investera i professionell mötesteknik kan ni försäkra er om utrustning som dels har hög kvalitet och fungerar, dels håller länge.

Ny utrustning kan ge er konkurrensfördel

Att ligga i framkant i dagens affärsvärld kräver ofta att omfamna de senaste teknologiska framstegen. Genom att investera i toppmodern mötesteknik kan ni visa ert engagemang för innovation och därmed positionera er organisation som framåtsträvande. Det kan vara en betydande konkurrensfördel när ni lockar kunder, partners och inte minst toppkvalificerade medarbetare.

En flytt eller renovering innebär flexibilitet

När företag och organisationer flyttar lokaler eller renoverar är det också vanligt att de investerar i ny digital mötesteknik. Detta beror på flera anledningar, vilka vi kommer att ta upp i denna artikel. 

Trots att en flytt eller renovering ofta innebär stora logistiska och operativa förändringar, är de tillfällen som också innebär flexibilitet. Genom att flytta till nya lokaler och utrymmen är det enkelt att planera vilken utrustning som bör köpas in för att optimera lokalerna, snarare än att anpassa sig till befintlig utrustning i befintliga lokaler.

På samma sätt är en renovering ett perfekt tillfälle för att investera i ny teknik. Vid inköp av digital mötesteknik och helrumslösningar för större utrymmen krävs ibland planering, där tekniken kan integreras i rummet vid renovering.

Vid flytt och renovering är det därför ett ypperligt tillfälle att ta in experter som kan hjälpa till att säkerställa att ny utrustning anpassas efter lokalerna och användningssyfte.

Ny teknik är en framtidssäkring

Digital konferensteknik utvecklas snabbt, och genom att investera i ny digital konferensteknik när du flyttar ditt kontor kan du framtidssäkra din organisation.

Genom att välja skalbara lösningar och säkerställa kompatibilitet med framtida teknologier kan du anpassa och integrera nya verktyg och funktioner allt eftersom de blir tillgängliga.

Denna proaktiva strategi minimerar risken att hamna efter i den snabbrörliga digitala världen och kan därmed innebära kostnadsbesparingar.

välja-mötesteknik

Förbättrad effektivitet och produktivitet

Genom att uppgradera er kontorsteknik kan ni uppnå förbättrad effektivitet och produktivitet. Avancerade verktyg som videokonferenssystem, molnbaserad dokumentdelning och integrerade projektledningsplattformar kan effektivisera arbetsflöden och eliminera flaskhalsar. Genom att investera i ny teknik kan ni optimera era arbetsprocesser och ge era anställda verktygen att utföra arbetsuppgifter mer effektivt.

Förbättrar samarbete internt och externt

Ny konferensteknik och verktyg för digitala möten kan markant förbättra samarbetet mellan teammedlemmar och även samarbete med externa parter. Funktioner som högupplöst videokonferens, skärmdelning och virtuella whiteboards underlättar effektiv kommunikation och teamwork, oavsett fysiskt avstånd. Genom att investera i dessa teknologier kan ni öka produktiviteten och främja innovation inom er organisation.

Flexibilitet och stöd för distansarbete

Idag blir distansarbete allt mer populärt och nödvändigt för många organisationer. Genom att investera i digital mötesteknik kan ni möjliggöra sömlöst distanssamarbete och låta anställda ansluta och engagera sig oavsett plats. Denna flexibilitet förbättrar inte bara arbetslivet och balansen mellan arbete och fritid, utan utvidgar även er talangpool genom att ni kan rekrytera och behålla medarbetare oavsett deras geografiska plats.

Vanliga misstag när man väljer mötesteknik

  1. Glöm inte syftet med mötet: Det är viktigt att tänka på vad syftet med mötet är. Är det en brainstorming-session, en presentationsföreläsning eller en diskussion? Varje syfte kan kräva olika olika typer av tekniska lösningar.
  2. Är det enkelt för otekniska att komma igång: Om deltagarna inte är vana vid en viss teknik, kan det leda till onödig förvirring och försämrad produktivitet. Det är viktigt att välja mötesteknik som alla känner sig bekväma med och där det finns tydliga instruktioner, support och stöd.
  3. Vad händer om tekniken strular? Bakup-plan?: Teknik kan ibland svika. Det är viktigt att ha en backup-plan om något går fel med den valda tekniken. Finns det en alternativ uppkoppling till skärmarna ifall exempelvis den trådlösa lösningen strular.
  4. Är tekniken anpassad för rummet och antalet deltagare: Små möten kan kräva en annan typ av teknik jämfört med stora möten eller seminarier. Anpassa tekniken efter mötets och rummets behov och beskaffenhet.

Få ett förslag

FÅ ett skräddarsytt förslag på mötesutrustning för din verksamhet. På WEIAB så erbjuder vi både försäljning och leasing av mötesutrustning.

Vad är skillnaden mellan professionell teknik och konsumentprodukter ?

Vad-är-skillnaden-mellan-professionell-teknik-och-konsumentprodukter---

Tydliga skillnader mellan professionell och konsumentteknik

Teknik för vanliga konsumenter har blivit så sofistikerad att det är lätt för användare att tro att de har tillgång till den bästa tekniken som finns. Och det väcker frågan ‘Bästa på vilka sätt?’.

Det finns viktiga skillnader mellan professionell teknik och konsumentteknik. Varav några skillnader är: 

Kvalitet: Professionell AV-utrustning är vanligtvis utformad för att ge högre kvalitet än konsumentutrustning. Detta beror på att yrkesverksamma personer är beroende av sin utrustning för att kunna utföra sina arbeten. Däremot är konsumentutrustning utformad för att vara bekväm och prisvärd.

Funktioner: Professionell AV-utrustning har ofta avancerade funktioner och funktioner som inte finns i utrustning av konsumentkvalitet. Professionella kameror kan till exempel erbjuda högre bildfrekvenser medan konsumentkameror kan erbjuda begränsad kontroll och begränsade funktioner. En kamera från en konsumentbutik har inte samma möjligheter som en professionell kamera. 

Hållbarhet: Professionell AV-utrustning är byggd för att användas flitigt och är därför utformad för att vara hållbar och tillförlitlig. Däremot är konsumentutrustning ofta utformad för tillfällig användning, av konsumtionsanledningar – därför är den sällan lika hållbar.

Kompatibilitet: Professionell AV-utrustning är utformad för att vara kompatibel med annan professionell utrustning, vilket möjliggör sömlös integration och driftskompatibilitet. Utrustning i konsumentklass är kanske inte utformad med interoperabilitet i åtanke och fungerar sällan bra tillsammans med annan utrustning.

Stöd: Professionell AV-utrustning har vanligtvis ett omfattande supportsystem, inklusive teknisk support, reparationstjänster och garantier. Utrustning av konsumentkvalitet har sällan samma supportnivå, och reparationer kan vara svårare och dyrare.

Hur det fungerar

Ett AV-system är just det: ett system. Det är mer än en skärm och högtalare. Kraven på ett sådant system i en kontorsmiljö skiljer sig mycket från användningen i ett hem eller för underhållningssyfte. Därför är det sällan en bra idé att förse ett kontor med utrustning av konsumentkvalitet.

Konsumentutrustning är utformad för att imponera och blända, inte nödvändigtvis för att kommunicera. Till exempel kan pixeltätheten på en konsumentskärm som är utformad för att återge specialeffekter från filmer vara överdriven för en videokonferens. Och det surroundljud som gör filmer så fängslande är opassande för en telekonferens.

Det sistnämnda exemplet är särskilt relevant i och med att hybridarbetsformer med kontors- och distansanställda blir normen. Högtalarna i konferensrummen måste kunna återge rösterna tydligt oavsett var deltagarna sitter. Och det tillhörande mikrofonsystemet måste fånga upp rösterna på samma sätt. I det här fallet måste ljudsystemet kunna moderera samtalet, vilket är en uppgift för ett professionellt system. En konsumentljudbar räcker alltså inte.

AV systemet sträcker sig längre än det som syns och hörs. Komponenterna i professionella system har utformats för de hårda krav som ställs vid kontorsanvändning. De kan behöva startas och stängas ofta under dagen och måste stå i standby-läge däremellan. Kontrollerna måste vara så enkla så att ovana användare kan få tillgång till systemet utan att systemen krånglar.

Både professionell och konsumentteknik måste idag vara integrerade för att underlätta användningen, däribland innebär det att kunna ansluta till olika nätverk. Skillnaden är att kopplingen till nätverk för konsumentteknik innebär en tillgång till underhållning, medan det i professionell miljö innebär förenklade arbetsflöden.

I den professionella världen erbjuder komponenterna ett större utbud av specifikationer för att passa de varierande kraven på arbetsutrymmen, från ett mötesrum till ett auditorium. Och det är inte bara en fråga om att anpassa utrustningen. Komponenterna måste ha kompletterande specifikationer och anslutningar för att garantera optimal prestanda för den avsedda användningen. Detta garanterar också att företag inte gör för stora utgifter för utrustningen.

Om ni ska uppgradera er AV-utrustning eller om ni ser över en ny installation, kom ihåg: professionell användning och professionella resultat kräver professionell utrustning. Kvalitativ utrustning är tillförlitlig. Och det försäkrar er i era olika utrymmen och för olika tillfällen.

Få ett förslag

FÅ ett skräddarsytt förslag på mötesutrustning för din verksamhet. På WEIAB så erbjuder vi både försäljning och leasing av mötesutrustning.

Guide: Vilken utrustning i Mötesrummet? Så ska du tänka 2023

val-av-konferensteknik

Vilka behov har vi egentligen?

De senaste åren ser vi en tydlig trend. De flesta av våra kunder kommer till oss för att de inser att sättet de arbetar på idag på ställer nya krav på mötesrummets utrustning, jämfört med vad det gjorde för några år sedan. Företag ser ett behov av att se över sin utrustning och anpassa den utifrån de nya förutsättningarna vi ser i arbetslivet idag.

Pandemi, digitalisering och ett ökat miljöfokus där vi ser över våra resevanor har kraftigt bidragit till att digitala och hybrida möten blir allt vanligare – och få har koll på utbudet som finns. Vi möter ofta kunder som inte har gjort sin hemläxa – de har inte funderat på hur deras utrustning kan bidra till en mer effektiv och välfungerande arbetsplats. 

konferensrum-utrustning

Vi som har verkat inom branschen länge förstår att det sällan är den billiga utrustningen som är mest kostnadseffektiv i längden, samtidigt behöver det nödvändigtvis inte vara den dyra heller. Den utrustning som skapar mest värde i längden blir det bästa affären, det innebär utrustning som är anpassad och lämpad efter användning.

Framförallt handlar det om expertis. Med lång erfarenhet inom branschen har vi djup förståelse för vad som fungerar och inte. Ett exempel är att ni köper dyr utrustning, som dyra och kvalitativa kameror, men glömmer att HDMI-kablarna blir för långa och inte kan överföra bild med samma kvalitet som kameran lovar. Vi kan hjälpa er att undvika denna typ av problematik, främst genom att förstå era behov.

I denna artikeln vill vi dela med oss av några korta frågor som ni kan ställa er själva för att förstå era behov innan ni investerar i er utrustning. 

Rummets utformning & design

Att bedöma storleken på rummet är avgörande för att skapa en bekväm och funktionell miljö. Det är viktigt att ha tillräckligt med utrymme för att röra sig fritt och att möblera på ett sätt som möjliggör smidig användning.

Antalet människor som kommer att nyttja rummet samtidigt är också av stor betydelse. Detta kommer att påverka möbleringen och utformningen av sittplatser, liksom behovet av ljudabsorbenter och belysning. Rätt utrustning baserat på behovet är därmed viktigt.

När det kommer till ljudabsorbenter är det avgörande för att skapa en behaglig akustik i rummet. De hjälper till att minska ekon och ljudreflexer, vilket är särskilt viktigt om rummet används för möten, ljudinspelning eller filmvisningar. Placeringen och typen av ljudabsorbenter bör anpassas till rummets storlek och användningsområde för att uppnå bästa akustiska funktion i rummet.

Ljus är en annan viktig faktor att ha i åtanke. Naturligt ljus kan göra rummet mer inbjudande och energisnålt, medan bra konstgjord belysning är nödvändig för att skapa en behaglig atmosfär, särskilt under kvällar och host/vintertid eller i rum utan fönster. Flexibilitet i belysningen kan vara fördelaktigt för att anpassa ljusstyrkan efter aktivitet och stämning. Så dimmers och andra smarta lampor är fördelaktigt för att rummet ska vara funktionellt.

Trådlösa anslutningar kan vara en praktisk och estetisk lösning för att undvika sladdtrassel och göra rummet mera flexibelt. Det ger möjlighet till enklare anslutning av olika enheter som datorer, telefoner eller högtalare. Det är viktigt att säkerställa en stabil och snabb trådlös anslutning för att undvika avbrott eller störningar under användning.

Här finns det smarta lösningar som trådlöst kan överföra ljud och bild till en tv skärm under exempelvis möten.

När det gäller kompromisser på bild- och ljudkvalitet bör detta avgöras utifrån användarnas behov och preferenser. Det kan vara en bra idé att testa olika nivåer av kvalitet för att hitta en balans som möter förväntningarna och budgeten.

Användning

Att klargöra syftet med rummet och den tillhörande utrustningen är grundläggande för att skapa en anpassad och effektiv arbetsmiljö. Det är viktigt att definiera om rummet primärt är avsett för möten, presentationer, föreläsningar eller utbildningar, då detta kommer att påverka layouten och utformningen av utrustningen.

Viss utrustning är mer fördelaktig för särskilda situationer och mer kompatibel med viss utrustning. Så här är det viktigt att göra rätt teknikval.

Om det är en inspelningsstudio, blir akustik och ljudisolering avgörande faktorer. Rätt utrustning för inspelning och efterbearbetning kommer att behövas.

Å andra sidan, om rummet är planerat för hybrida möten, såsom video- eller webbmöten, blir det nödvändigt med kameror, mikrofoner och lämplig programvara för att säkerställa en smidig kommunikation mellan fysiska och virtuella deltagare.

Att klargöra om mötesrummet kommer att användas för interna möten eller om externa personer kommer att använda utrustningen är också av vikt. Detta kan ha konsekvenser för säkerhetsprotokoll och tillgänglighet, och kan påverka hur tekniken och anslutningar konfigureras.

Om mötesrummet kommer att vara värd för externa möten eller presentationer kan det vara fördelaktigt att se över möjligheter för användarvänliga anslutningar och utrustning som är kompatibel med en mängd olika enheter och plattformar. Detta kommer att underlätta för externa användare att ansluta och använda mötesutrustningen smidigt.

Vilken teknik i mötesrummet?

För att optimera funktionaliteten och produktiviteten i ett mötesrum är det viktigt att ha rätt teknisk utrustning. Här är några av de mest populära valen av teknisk utrustning i ett mötesrum:

  1. Interaktiv Whiteboard eller Smartboard: Är digitala skrivtavlor som möjliggör interaktivitet och samarbete under möten. De kan kopplas till datorer och användas för att skriva, rita, markera eller spara anteckningar.
  2. Konferenskamera och Mikrofon: En högkvalitativ konferenskamera och mikrofon är avgörande för att möjliggöra effektiva video- och webbmöten. De bör erbjuda god bild- och ljudkvalitet samt bred synvinkel för att inkludera alla deltagare. När fler möten går från fysiska till digitala så är det avgörande att dessa möten håller hög kvalitet. Så snåla inte på val av mötesteknik.
  3. Videokonferenssystem: Ett komplett videokonferenssystem består av hårdvara (kamera, mikrofon, högtalare) och rätt mjukvara för att möjliggöra smidiga videokonferenser.
  4. Projektor och skärm: För att möjliggöra presentationer och delning av innehåll på en stor yta är en högkvalitativ projektor och en bra projektionsskärm bra investeringar.
  5. Trådlösa Anslutningar och Skärmdelning: Trådlös anslutningsteknik gör det möjligt för deltagarna att enkelt ansluta sina enheter till mötesrummets utrustning utan en massa kablar och sladdar. Detta underlättar skärmdelning och presentationer utan att tid ödslas på att komma igång.
  6. Ljudabsorberande Material: För att säkerställa en bra akustik i rummet och undvika eko och ljudstörningar är det viktigt att investera i ljudabsorberande material som exempelvis akustikpaneler och att dessa sätts upp korrekt i rummet.
  7. Bildskärmar och Monitorer: Extra bildskärmar eller monitorer kan vara användbara för att visa flera uppgifter samtidigt eller för att inkludera virtuella deltagare i mötet.
  8. Skräddarsydd kabelhantering: För att undvika trassel och oordning med kablar är det en god idé att ha en noggrant planerad och organiserad kabelhantering.
  9. Belysning och Styrning: Bra belysning är viktigt för att skapa en trivsam känsla i mötesrummet. Automatiserade belysningslösningar som kan anpassas efter mötets behov kan också vara fördelaktiga.
  10. Mötesrumssystem och Bokningstjänster: Ett system för att enkelt boka mötesrum och en skärm utanför rummet som visar bokningsinformation är användbart för att undvika konflikter och förlora tid.
mötesrum-budget

Slutligen – Vad har vi för budget?

Det går tyvärr inte att förbise att allt kommer med en kostnad. Ofta tenderar vi att välja billigare lösningar för att det ska rymmas inom budget, men en fråga ni bör ställa er är: hur stor är egentligen den där kostnaden i relation till hur effektiva vi kan vara?

Ett enkelt sätt att beräkna detta är att slå ut kostnaden för utrustningen på antalet användare och tid, och sedan se över hur mycket arbetsplatsen får kosta per arbetare utan att det blir för dyrt. 

Många kunder som kommer till oss har ingen uppfattning av vad den här typen av konferensutrustning kan kosta och har därför satt en orimligt låg budget. Visserligen går det att hitta möteslösningar till låga kostnader, men frågan är hur den typen av kostnadsbesparingar överväger kvaliteten om ni får teknikstrul, era möten inte startar i tid och presentationer blir bortkastade. 

Många av våra kunder väljer att ta in offerter från flera olika leverantörer, och det är klokt. För att ni som kund ska vara bra beställare behöver ni också veta vad det är ni efterfrågar. Vi på Weiab hjälper såklart gärna till och diskuterar alla dessa frågor, hjälper er att göra er analys, ta fram användarscenarion och sätta ihop en gemensam lösning. Vi kan till och med hjälpa er att analysera de olika offerter ni får in för att ni ska få det stöd ni behöver. I slutändan ligger vårt erbjudande i att vara det stöd och de experter som Ni behöver, för att hitta den lösningen som gör Er verksamhet bättre och mer effektiv.

Teknik, mjukvara & användare

Att fastställa vilka mjukvarulösningar som används är en central del av att skapa en sömlös och produktiv arbetsmiljö. Det är viktigt att utreda om vi förlitar oss på en enda lösning som Microsoft Teams eller om vi kombinerar olika plattformar för att möta specifika behov.

Om vi använder oss av olika mjukvaror kan det vara nödvändigt att säkerställa att utrustningen är kompatibel med flera typer av hård- och mjukvara. Detta innebär att vi måste vara noggranna med val av utrustning och teknik för att undvika eventuella kompatibilitetsproblem som kan uppstå vid användning.

Vidare är det viktigt att utvärdera medarbetarnas teknikkompetens och intresse för att anpassa utrustningen efter deras behov. Om medarbetarna är mer teknikintresserade och kunniga kan vi överväga mer avancerad utrustning med många funktioner. Å andra sidan, om användarvänlighet och enkelhet prioriteras, är det fördelaktigt att välja teknik som är lätt att använda och kräver minimal inlärningskurva.

Att ha en tydlig förståelse för medarbetarnas tekniska kompetensnivåer möjliggör även för riktad utbildning och stöd vid behov. Det är viktigt att skapa en balans mellan att ha tillgång till kraftfulla verktyg och att se till att dessa är användarvänliga och tillgängliga för alla.

Så jobbar vi på WEIAB

Weiab är din pålitliga partner när det kommer till möteslösningar, konferensrum och AV-teknik. Vi står för hög kompetens och erfarenhet inom mötesteknik. Genom att samarbeta med de främsta aktörerna och använda den senaste tekniken på marknaden, säkerställer vi att våra lösningar är av högsta kvalitet och hållbara på lång sikt.

Vårt fokus ligger alltid på att skapa lösningar som är skräddarsydda efter kundens unika behov. Vi förstår att varje företag eller organisation har sina specifika krav och målsättningar när det kommer till mötesrum och teknik, och vi strävar alltid efter att överträffa förväntningarna.

Vi betonar vikten av kvalitet, service, kompetens och erfarenhet i allt vi gör. Våra experter är välutbildade och har långvarig erfarenhet inom branschen, vilket gör oss till en pålitlig partner som du kan lita på.

En central och avgörande del av vårt arbete är rådgivningen. Vi förstår vikten av att lyssna och förstå dina behov och målsättningar noggrant innan vi går vidare med implementeringen av lösningen. Från den första behovsanalysen till den slutgiltiga implementeringen är vi där med dig, steg för steg, för att säkerställa att resultatet överensstämmer perfekt med dina förväntningar.

Få ett förslag

FÅ ett skräddarsytt förslag på mötesutrustning för din verksamhet. På WEIAB så erbjuder vi både försäljning och leasing av mötesutrustning.

Fördelar med att hyra konferensutrustning

leasa-mötesteknik

Därför ska du välja att hyra din konferensutrustning

Vi vänjer oss vid att de digitala mötena blir allt vanligare och på WEIAB har vi många gånger belyst vikten av att ha bra utrustning, både på kontoret men också på hemmakontoret, för att skapa en professionell mötesmiljö där ni involverar alla deltagare på bästa vis.

Kvalitativ utrustning är ofta en stor kostnad och något ni inte köper regelbundet, vilket gör att det kan vara svårt att rymma inom den vanliga årsbudgeten. Men det finns lösningar, och vi ser nu att allt fler företag väljer att hyra sin konferensutrustning istället för att köpa.

Crestron-UC-SB1-CAM

Fördelarna är många och förutom att budgetarbetet blir lättare och möjligheterna att fördela kostnaderna blir större, så är det också ett smidigt sätt att frigöra kapital. En viktig aspekt att komma ihåg i budgetarbetet är att kostnaden kan fördelas baserat på kostnadsställe eller per anställd. Genom att ha en fast månadskostnad för konferensutrustningen, och koppla det till antalet anställda, blir det betydligt enklare med ert budgetarbete.

Det är användandet av utrustningen som skapar värde, inte själva ägandet.

Utöver att ert budgetarbete underlättas är även faktorer som hållbarhet och miljö viktiga. Vi ser att många köper in konferensutrustning och väljer att slänga den när den inte längre lever upp till de interna behoven. Det innebär dels att utrustningen används till förslitning, och dels att viktiga tekniska komponenter går till spillo och hamnar på ett sopberg.

När ni hyr från oss på WEIAB säkerställer vi en cirkulär process som är miljömässigt hållbar. Den konferensutrustning som ni hyr får ni uppgradera när behov finns. Den gamla tekniken tar vi hand om  för att återanvända och återvinna. Denna process möjliggör även att ni som företag alltid har modern utrustning och uppgraderad teknik – ett vinnande koncept för såväl er som miljön.

Hur fungerar det att hyra?

Även om både tekniken och sättet vi arbetar på förändras brukar vi utgå från en hyrperiod på 2-5 år, beroende på produkt. Detta är flexibelt och något som kunden själv kan styra över. När perioden löper ut finns tre alternativ; lämna tillbaka, förlänga hyrperioden eller köpa loss utrustningen till aktuellt marknadsvärde.

Weiab erbjuder alla sina kunder möjlighet att hyra all utrustning i samarbete med väletablerade 3StepIT och förutom ovan nämnda fördelar avseende likviditet och budgetering så erbjuder 3StepIT också återtag, där man avidentifierar, raderar och återvinner utrustningen på ett tryggt och säkert vis. Istället för att gammal utrustning hamnar i en källare eller på tippen så ser vi till att utrustningen hanteras på ett hållbart och säkert sätt, där vi tillgodoser att vi följer dataskyddsregler inom GDPR och raderar innehåll.

Vill ni läsa mer om möjlighet att hyra konferensutrustning? Läs vidare på denna sida.

Fördelar med att hyra konferensutrustning

Att hyra konferensutrustning erbjuder er en mängd fördelar som gör det till ett attraktivt alternativ. För det första möjliggör det en ökad flexibilitet och anpassning till specifika behov. Genom att hyra utrustning kan ni få hjälp att välja exakt vilken typ av teknik och tillbehör som är mest relevant för era specifika behov.

Det är kostnadseffektivt
En annan fördel med att hyra konferensutrustning är att det ofta kan vara kostnadseffektivt. Att köpa avancerad teknik kan vara mycket dyrt, och det är inte alltid ekonomiskt försvarbart.

Genom att hyra utrustning undviker man de höga initiala investeringskostnaderna och behöver inte bekymra sig om underhåll av utrustningen efteråt. Detta gör att ni kan fokusera på själva mötena istället för att oroa er för långsiktiga kostnader och underhåll på utrustningen.

Ständigt uppdaterad
Uthyrning av konferensutrustning möjliggör även tillgång till den senaste teknologin och de mest avancerade produkterna på marknaden. Tekniken utvecklas snabbt, och att äga utrustning kan snabbt bli föråldrat. Genom att hyra kan arrangören dra nytta av den senaste utrustningen utan att behöva oroa sig för att den blir föråldrad efter användningen.

Support och rådgivning är inkluderat
En annan fördel är att leasing/uthyrningsföretagen ofta erbjuder professionell rådgivning och support för att säkerställa att utrustningen används på bästa möjliga sätt. De kan erbjuda tekniker för installation och av-installation samt hjälpa till med eventuella tekniska problem som kan uppstå under mötena.

Genom att hyra utrustning kan ni dra nytta av en mer hållbar och miljövänlig lösning samtidigt som ni inte binder kapital.

Få ett förslag

FÅ ett skräddarsytt förslag på mötesutrustning för din verksamhet. På WEIAB så erbjuder vi både försäljning och leasing av mötesutrustning.

Konferensteknik – Den stora guiden 2023

Välkommen till vår stora guide om konferensteknik 2023! I den här guiden hoppas vi att vi kan hjälpa er navigera i den djungel av olika tekniker och komponenter som hör konferenser till, men även inspirera er och berätta om de senaste nyheterna på marknaden. Vi vill helt enkelt hjälpa er att få de bästa förutsättningarna för era möten och konferenser. Ni hänger väl med?

Innehåll:

Introduktion till konferensteknik

Mötes- och evenemangsbranschen höll sig stark genom 2020. Den visade att den är stark, motståndskraftig och anpassningsbar. Vi vet också att allt inte kommer att återgå till hur det var förut, och att virtuella och hybridhändelser är här för att stanna. Det ”nya normala” kan lätt bli ett problem om det inte hanteras på rätt sätt internt. Det innebär att vi måste effektivisera processer, lära oss nya färdigheter och förenkla program. Och för att göra det behöver vi en sömlös grund av konferensteknik.

Idag omfattar möten och konferenser mer evenemangsteknologi. Det är många tekniker att hålla reda på, samtidigt ger de oändligt med möjligheter för att kunna skapa möten och konferenser som är såväl effektiva som roliga! All denna teknik kräver dock tekniska kunskaper – visste du att bara 59% av de som arbetar inom eventbranschen känner sig säkra på sina tekniska kunskaper?

Det är därför vi på WEIAB alltid fokuserar på teknik som helt enkelt fungerar. Det ska inte vara krångligt och tidskrävande att få i gång mikrofoner och ljud. Och att dela dokument och bilder ska gå med ett klick. Vi vet hur frustrerande det är när tekniken strular och möten blir försenade, därför är vi stolta över att erbjuda smarta tekniska lösningar som är enkel att ta till sig.

Produktionslogistik och skalbar teknik

Liksom världen förändrades över en natt behövde även vi i arbetslivet anpassa oss när personliga konferenser konverterades till virtuella möten. Hur dessa virtuella händelser sker har förbättrats omätbart på kort tid – samtidigt saknas det ofta tillräckligt stöd och utbildning för de som levererar innehållet. Vi förlitar oss på tekniken och att den ska fungera utan att riktigt förstå den; lösningen för detta är både utbildning av personal och en effektiviserad teknisk lösning.

Små möten i stora lokaler kräver nya tekniska lösningar

Vi har sett en ökning av att möten numer sker inom närområdet med färre deltagare och färre gruppaktiviteter. Något som pandemin bidrog med var hur vi behöver anpassa våra mötesmiljöer, däribland hur mindre möten har behövt hållas på stora ytor. För att i framtiden förhålla oss till potentiellt liknande händelser måste vi kunna anordna event på stora ytor och med ny layout – detta för att optimera utrymmen och samtidigt förhålla oss till hälsokrav. I dessa sammanhang är det extra betydande att tekniken fungerar, så att omständigheterna inte påverkar det faktum att vi ska kunna höra och tala med varandra under möten och event.

Ledord och trender inom konferensteknik 2023

Orden att hålla koll på från 2021 och 2022

Hybridevenemang – Genom att lägga till virtuella element i traditionella evenemangsstrukturer kan hybridevenemang hållas; små grupper på plats, med en större publik som är med via digitala plattformar.

Utomhusevenemang – Det är inte helt otänkbart att vi, när vädret tillåter, flyttar många av våra möten och evenemang utomhus för att göra det möjligt för fler gäster att delta på ett säkert och bekvämt sätt.

Fokus på appar – Appar och interaktiva webbplatser kan skapas så att anhängare kan delta i evenemang. Det gör att evenemang som streamas via olika samtalsplattformar, till exempel Zoom, blir mer engagerande för de som är med på distans.

Kontaktlös och papperslös teknik – Att minska fysisk kontakt kommer fortsätta vara viktigt år 2023. Biljetter, nätverks- och registreringsprocesser för konferenser blir mer digitala än någonsin. Olika typer av appar möjliggör att digitalisera alla händelseinteraktioner och minskar behovet av fysisk kontakt, som att lämna över visitkort. Detta kräver såklart ett väl fungerande internet med bra räckvidd, både inomhus och utomhus.

Kvalitet över kvantitet – Tekniken kommer att spela en större roll än någonsin 2023. Det finns dock en risk att det blir för mycket av det goda när det gäller överdriven teknikanvändning. Eventarrangörer måste försöka att inte överväldiga deltagare med teknik och se till att upplevelsen kommer först. Helt enkelt kvalitet över kvantitet; se till att ljud och bild har tydlig skärpa först.

Gör avancerad teknik enkel – Medarbetare måste bli mer tekniskt kunniga samtidigt som de måste vara flexibla och kreativa på ett sätt som de inte har varit tidigare. Teknik som är enkelt att använda och få i gång är viktigare än någonsin nu när virtuella möten har huvudfokuset.

Framtidens virtuella konferensrum

Från virtuella konferenser till hybridkonferenser

Både virtuella- och hybridkonferenser var riktiga livräddare under pandemin, för såväl skolor, högskolor som företag runt om i världen. I takt med att arrangörer och deltagare har blivit alltmer vana vid det nya formatet märker vi nu att det har hittat sin väg in i vårt dagliga liv.

Med detta sagt är det viktigt att notera att konferensteknik är, och kommer fortsätta att vara, grunden i den nya mötesplatsen. Konferenser och andra digitala sammankomster kommer att bli mer polerade och engagerande de kommande åren!

Tips på hur du engagerar deltagarna på den digitala konferensen

Arrangörer inom olika områden har tagit sig an utmaningen att göra sina evenemang till en verklig upplevelse; vingårdar håller virtuella vinprovningar och företag som erbjuder hemleverans av mat gör det möjligt att hålla virtuella luncher.

Samtidigt vet vi att det är svårare att engagera deltagare i en virtuell miljö. För att göra detta måste innehållsupplevelsen vara desto mer interaktiv, med live-frågor och svar, omröstning av olika frågor, inbäddade presentationer med mera.

Ljud: Högtalare och mikrofoner

Problem med ljud och högtalare är en klassiker när det kommer till möten både på plats och online. Vem har inte varit med om ljud som går rundgång eller ger feedback och ger ifrån sig ett otäckt högt ljud? Eller vid online-möten, där alla deltagare måste fråga om de faktiskt hörs. Dessa problem må vara klassiker vi har blivit vana vid, men det går att få smidiga lösningar för både ljud och bild som garanterar att era möten håller hög kvalitet.

Högtalare

När det kommer till att planera ljudet finns det några aspekter som är viktiga att tänka på. Förutom hur stort rummet är kan dagens distansmöten även behöva anpassas efter att några deltagare befinner sig fysiskt på plats, och andra på distans; men oavsett var i världen deltagarna befinner sig behövs tydligt och klart ljud.

Tips för högtalare:

  • Lita inte på din laptops inbyggda högtalare! Eller att de är tillräckligt bra. Det är oerhört sällan som de kan leverera ett tydligt och klart ljud. Detta betyder inte att det behövs ’riktiga’ högtalare för varje tillfälle, ofta kan ett par små, externa högtalare fungera utmärkt för att alla i mindre mötesrum ska kunna höra tillräckligt.
  • Det ska vara enkelt att byta mellan olika ljudenheter. Att piffa upp sin presentation med bakgrundsmusik, kunna spela upp videos eller koppla in (och bort) mikrofoner behöver inte vara krångligt. Vi kan hjälpa er med smidiga lösningar som är enkla att använda för att växla mellan olika ljudenheter.

Mikrofoner

Vad ni behöver för typ av mikrofoner och hur många beror på er situation och layouten på ert konferensutrymme. Från mikrofon på podium till trådlösa myggor eller både och – här lönar det sig att fundera över hur ni önskar att mötesdeltagarna ska kunna höra er.

Tips för mikrofoner:

  • Förse anställda med headsets. Mikrofoner kan vara känsliga för ljud och bakgrundsljud, och ibland kan det vara frustrerande vid onlinemöten när andra mötesdeltagarnas mickar plockar upp både hundens skall och sambons diskande mitt under samtalet. Genom att förse medarbetare med headsets kan ni få en jämnare ljudnivå, och enklare höra varandra på era online- och distansmöten.

Skärmar, dukar och projektorer – Det visuella

När det kommer till det visuella finns det flera alternativ; allt beroende på vilka önskemål ni har. Från olika storlekar av LED och O-LED skärmar, till stora projektordukar. Eller varför inte använda er av flera skärmar i olika kreativa lösningar?

Med dagens teknik blir skärmarna tydligare, ljusare och mer energieffektiva än någonsin – samtidigt erbjuder de en högre upplösning och riktigt skarpa bilder. I dagens konferensrum räcker det inte med en HD-skärm, utan det är minst 4k som gäller för att ni ska kunna visa upp skarpa bilder och videos,. Det behövs även för att ni smärtfritt ska kunna dela med er av olika läsbara dokument.

LED och O-LED Skärmar

LED skärmarna är här för att stanna; de är en riktig stapel inom konferensmarknaden och olika digitala skärmar fortsätter att växa i popularitet. Varför inte investera i en stor LED skärm som har touch-funktion, där ni enkelt kan ”rita” direkt på dokument och bilder?

Bli kreativ med flera skärmar

Lika utdaterat som en tjock-tv på rullvagn är, är användandet av en enda bildskärm. Att enbart använda sig av en skärm för digitala möten och konferenser är inte en trend för 2020-talet. I dag är företag mer kreativa när det kommer till att arrangera större audiovisuella evenemang genom att använda sig av flera bildskärmar. Dessa lösningar ses både på mingel, vid konferenser och mässor; stående och vinklade skärmar, eller flera staplade på varandra. Videoväggar och pekskärmar blandas med projektionskartläggningar som skapar sensoriska och uppslukande upplevelser för deltagarna. Att använda sig av visuella arrangemang är ett sätt att få kunder och konferensdeltagare att sätta ert företag på minnet.

Nätverk: Internet och WiFi

När det kommer till Nätverk och WiFi finns det fler saker att tänka på än vad ni först kan ana. Det är lätt att tro att det räcker med att sätta ett bra lösenord till företagets WiFi så löser det sig därifrån, eller hur var det nu?

Vad har ni för internet?
Att hålla koll på vad företaget har för internet, och vilken bandbredd ni har tillgång till, är en viktig del i att planera nätverket.

Checklista för planering av nätverk

Företagets bandbredd måste räcka för att hålla i gång ett konferensrum; och det beror ju såklart på konferensrummet! Här är en checklista på några saker att tänka på när ni planerar inför ert konferensrum eller mötesrum internet:

  • Hur stort är rummet? Kanske behövs det flera så kallade ”repeaters”, små teknikaliteter som gör att WiFi-signalen förstärks över en större area. Annars är en smart lösning att använda sig av ett så kallat mesh-nätverk, ett heltäckande WiFi som gör att ni kan koppla upp er till ett trådlöst nätverk och sedan röra er över ett större område utan att behöva ansluta er till ett nytt nätverk. Att använda sig av mesh-nätverk kräver inga extra nätverkskablar som behöver dras överallt, utan de olika enheterna (så kallade mesh-noder) kopplar upp sig till varandra och på så sätt ökar arean för WiFi.
  • Hur många enheter/användare ska använd sig av ert nätverk? Att dela filer och presentationer via WiFi är både smart och smidigt; men ju fler enheter som ska vara uppkopplade till ert nätverk samtidigt, desto kraftigare teknik krävs. Se till att den utrustning ni har för internet klarar av så många användare som ni behöver, och det krävs ofta fler än ni tror: Idag har de flesta både mobiltelefon, laptop och kanske en stationär dator som de använder dagligen i sitt arbete.
  • Ska ni erbjuda mötesdeltagare WiFi? Vissa mötesdeltagare blir glada om företag erbjuder WiFi att använda i konferensrummet. Andra deltagare kan tycka att det är krångligt med lösenord och att koppla upp sig (här är en lösning att anslutning till wifi sker via QR-kod). Ibland är den vanliga mottagningen med 4G/5G för svag, vilket gör att ett välfungerande WiFi, tillgängligt för alla deltagares mobiler och laptops, blir ett måste.
  • Ska ni streama möten över internet; hålla möten på Zoom/Skype/Teams eller liknande? Då är ett välfungerande internet viktigare än någonsin. Ingenting är så frustrerande som långsam uppkoppling, pixliga bilder och dåligt ljud vid onlinemöten. För bäst kvalitet vid onlinemöten rekommenderar vi alltid att ni använder er av internet från en kabel; inget trådlöst WiFi med andra ord. För mer information, tips och tricks för onlinemöten, se längre ner i guiden!
  • Säkerhet kring internet och WiFi. När många människor använder samma nätverk ökar behovet av att ett säkert internet. Både för att utomstående inte ska kunna ta sig igenom och ta del av känslig information, men också så att användare av ert nätverk inte tillför några säkerhetsrisker. Idag finns det avancerade program som gör att ni kan se alla användare på nätverket, hur mycket data de använder och när de är uppkopplade.

Onlinemöten: Konferensteknik för möten på Zoom, Skype, Teams m.m

Varför konferensteknik behövs även vid onlinemöten

Är inte laptop, airpods och headset, tillräcklig teknik för att delta vid onlinemöten? Många ställer sig frågan varför vi behöver konferensteknik till vidokonferenser när möten via internet idag enkelt sker via Zoom, Teams och Skype. Det är anledningen varför vi anser att konferensteknik behöver användas – idag håller vi många möten och konferenser online, därför borde även den utrustning vi använder ha som standard att vara kvalitativ.

Att hålla möten på distans medför ofta tekniska problem. Vi har alla upplevt möten med dålig ljudkvalité, suddiga kamerabilder, där deltagare inte hörs alls eller hörs för mycket och hackande samtal på grund av dålig internetuppkoppling… Listan på teknikproblem som kan uppstå vid onlinemöten kan göras lång. Och svaret på dessa problem är såklart bättre teknik, anpassad efter de behov vi möter i vardagen.

Livestreaming

Livestreaming är framtiden. Precis som vi har vant oss att använda oss av olika streamingtjänster för våra favoritprogram på TV:n är både kunder och medarbetare idag kräsna över hur de får ta del av information. Genom att streama presentationer, föreläsningar, möten och konferenser live på nätet öppnar ni upp ert företag för en större publik. Självklart kan vi på WEIAB hjälpa er att sätta upp en fungerande streamingtjänst, som både är enkel för er att använda och lätt för andra att hitta. Livestreaming möjliggör att ni kan dela med er av roliga event och nyheter i ett spännande och inkluderande format.

Kringutrustning och andra tekniker

Fem smarta tillbehör till konferensrummet

Ljud och bild, audio och video. Det är det första vi tänker på när det kommer till konferensteknik. Men det finns några smarta tillbehör som lätt glöms bort när vi planerar våra konferensrum. Här är fem smarta tillbehör som kan underlätta era möten:

  1. Förenklad fjärrkontroll. Designen av fjärrkontroller har verkligen haft en konstig resa under sin livstid. Från äldre kontroller med få knappar till stora, tunga fjärrkontroller med hur många knappar som helst, till att på senare år återgå till små och diskreta kontroller. Ja, så små att de knappt går att hålla i handen eller lyckas trycka in rätt knapp. Och det är bara en fjärrkontroll. Många av oss kommer säkerligen ihåg hur omständigt det har varit att parera olika fjärrkontroller till tv, boxen, vhs- och dvd-spelare. Idag finns fjärrkontroller som har tydliga kanalval och knappar. De är enkla att använda och är utformade så att ni enkelt exempelvis kan starta projektorn och växla mellan enheter och olika källor. Och du slipper att hantera och byta mellan olika enheter, donglar och kablar varje gång ni ska byta källa.
  1. Adapterring. Olika kablar och ingångar mellan olika märken och modeller blir ett minne blott med en adapterring. Den säkerställer att er konferenslösning är kompatibel med olika fabrikat av datorer och typer av enheter.
  2. HDMI-växel. Växla mellan laptops, projektorer, och tv-skärmar enkelt. En HDMI-växel låter dig som användare att själv välja vilken skärm som ska användas. Med enbart ett klick kan du enkelt välja på vilken skärm din presentation ska visas. En HDMI-växel stödjer även förenklade fjärrkontroller; så att du kan växla skärm på distans.
  3. Trådlös hub. En trådlös hub gör att din egen dator tar kommandot över presentationssystemet. Alla kan trådlöst ansluta sig till presentationssystemet, och du växlar enkelt användare på din dator med ett klick. Ni slipper både donglar och kablar, och USB-minnen blir ett minne blott. Att använda sig av en trådlös hub i stället för USB-stickor är även ett utmärkt val ur säkerhetsperspektiv.
  4. Kabeldike eller bordsbrunn. Om inte problemet syns, finns det inte. Eller hur var det nu? I dag har de flesta deltagare både laptop och mobil med sig som behöver laddas. Genom att utforma ert konferens- eller mötesrum med ett kabeldike eller en bordsbrunn slipper ni både trassel av kablar som dras över bord och golv och ni frigör yta på bordet. De kan även användas för att lättare få deltagare att ansluta sig till både nätverk, skärmar, projektorer och konferenstelefon.

Annan ny teknik att implementera

VR – Virtual Reality

Från VR till panorama bilder och 3D upplevelser – framtiden inom visuell konferensteknik

VR är inte bara för spel och de yngre generationerna; tekniken går snabbt framåt och är riktigt användbar (och rolig!) att arbeta med även under möten och konferenser. Att använda sig av powerpoint-presentationer är förlegat, varför inte ta dina mötesdeltagare på en VR-resa och på så sätt visa upp dina idéer i en 3D värld? Virtual reality-headset är versatila verktyg som kan användas både som sittande deltagare på ett möte, eller stående i en 360-graders upplevelse där deltagarna kan gå omkring och uppleva den virtuella världen runt om dem. Eller varför inte använda VR för att kunna visa upp hur konferensrum och kontor ser ut, utan att faktiskt mötas? Från att visa hur en byggnadsplan ser ut inifrån och visa upp utformningen av olika produkter till att ta med deltagarna till andra städer och länder; VR-tekniken är här för att stanna, och med den kan man uppleva nästan allt direkt från konferensrummet.

Belysning

Lysrör i taket som enda belysning i ett konferens- eller mötesrum är förlegat (och det tackar våra ögon oss för). Idag använder vi oss av trådlös och smart belysning, som enkelt går att styras genom Wi-Fi; antingen via app på mobilen eller via rösten. Smart belysning kommer i olika typer av ljuskällor och lampor; från de som går att dimma till lampor som kan byta färg och programmeras efter olika program. Framtidens belysning är enkel att anpassa samtidigt som den förstärker olika upplevelser. Rätt ljus ger dessutom bättre förutsättningar för vår hälsa.

Artificiell intelligens

Hur påverkar artificiell intelligens framtidens möten? AI har varit på framfart det senaste året och det påverkar hur vi arbetar i stor utsträckning genom att underlätta många arbetsmoment. Vad gäller AI och dess implementering i möten och konferenser finns många möjligheter. AI kan bland annat hjälpa oss att översätta och transkibera i realtid, producera anteckningar i olika format och automatisera processer för förberedelse och efterarbete. Vi ser med spänning hur AI kommer fortsätta innovera framtidens möten och konferenser.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss

Ljudet – Mikrofoner & högtalare utan sladdar och krångel

Ljudet – Mikrofoner & högtalare utan sladdar och krångel

Högtalare, högtalarsystem och hörslingor – Mikrofoner – Headset – Trådlösa och skalbara system

Ett välfungerande system för ljud är en viktig del för en lyckad konferens. Ljud som är otydligt, knastrigt eller har ett eko är både frustrerande för öronen och tar uppmärksamheten från det faktiska innehållet. Framtidens mötesplats är full av virtuella- och hybridmöten, med några på plats och några på distans.

Högsta kvalitet på ljudet – både för de fysiskt närvarande och långväga mötesdeltagarna

Ljudet ska vara lika tydligt oavsett var du befinner dig, men att få bra ljudkvalitet både på plats och distans kan kännas krångligt. Och det behöver det inte vara! Det finns många kreativa lösningar för att öka räckvidden på ert konferenssystem.

Genom att använda sig av förlängningsbara mikrofoner kan ni öka räckvidden på konferensrummets högtalartelefon; ni behöver alltså inte längre trängas kring en och samma enhet. Dessa kan enkelt kopplas till både laptops och smartphones. Idag ansluts även de flesta mikrofonerna ihop med konferenssystemet trådlöst via Bluetooth.

Tydligare ljud ger effektivare möten.

Genom att använda rundupptaganden mikrofoner, så kallade konferenspuckar, slipper ni trängas kring en och samma konferenstelefon. Klientmöten och konferenser kan enkelt anpassas efter era behov; genom att använda er av flera externa enheter kan ni göra ert konferensrum skalbart. Självklart levererar vi endast enheter som levererar kristallklart ljud utan eko och förvrängningar, och garanterar att ni också levererar ljud i HD kvalitet även vid broadcasting och streaming.

Framtidens teknik och hur den fungerar

  • Mikrofoner har blivit mer avancerade och har förmågan att filtrera bort oönskade ljud för att enbart fokusera på talarens röst. Riktmikrofoner, strålformande mikrofoner och takmikrofoner är några av de avancerade mikrofontekniker som används i mötesrum.
  • DSP (digital signalbehandling): Digital signalbehandlingsteknik används för att förbättra ljudkvaliteten i mötesrum. Den kan ta bort oönskat bakgrundsbrus, eko och andra förvrängningar, vilket ger ett klart och tydligt ljud.
  • Trådlöst ljud: Trådlös ljudteknik har gjort det lättare att ansluta enheter och eliminerar behovet av röriga kablar. Bluetooth-högtalare och trådlösa mikrofoner är exempel på trådlös ljudteknik som används i moderna mötesrum.
  • Molnbaserade ljudlösningar: Molnbaserade ljudlösningar erbjuder flera fördelar, bland annat bättre skalbarhet, användarvänlighet och minskade hårdvarukostnader. Dessa lösningar använder internet för att tillhandahålla högkvalitativt ljud och kan nås från var som helst med en internetanslutning.

Ett ljudsystem anpassat efter era förutsättningar

Olika rum har olika akustik – därför är vi stolta över att alltid leverera högklassigt ljud efter era specifika behov. Är er arbetsplats i behov av olika akustiska lösningar så som ljuddämpande textilier kan vi även lösa det. För oss är ett samspel mellan det estetiska och det tekniska viktigt, och hos oss behöver du inte välja mellan det ena och andra. Vi är experter på att trolla bort synliga kablar och sladdar och har även partners som är experter på rumsinteriör.

Vi lever i en spännande tid när det gäller ljud och konferensteknik, där allt går från analogt till digitalt. Trådlösa tekniker som kopplas ihop med Bluetooth har blivit en viktig del av vår vardag, och är nu också en viktig del i hur vi utformar framtidens mötesrum. De trådlösa systemen ger även en större flexibilitet när det gäller utformningen på ett mötesrum; ni kan enklare anpassa rummet till olika ändamål och på så sätt spara pengar. Att lägga till eller ta bort mikrofoner, högtalare eller kameror behöver inte vara krångligt och ta tid från själva mötet.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss

Konferensteknik 2023 – Alla trender att hålla koll på

Konferensteknik 2023 – Alla trender att hålla koll på

Om det är en sak vi lärt oss från pandemiåren 2020-2022 så är det att vi har lärt oss att anpassa oss snabbt efter en förändrande värld; samtidigt måste vi också våga blicka framåt. Som tur är visar det sig att utmanande tider som dessa även är en utmärkt grogrund för innovation. Här är några av de trender och utmaningar vi väntar oss 2023!

Först och främst: framtiden är virtuell!

Både virtuella- och hybridkonferenser var livräddare under pandemin för såväl skolor, högskolor som företag runt om i världen. I takt med att arrangörer och deltagare blir alltmer vana vid det nya mediet kommer det finna sin naturliga väg in i vårt dagliga liv.

Med detta sagt är det viktigt att notera att konferensteknik är, och kommer fortsätta att vara, grunden i den nya mötesplatsen. Konferenser och andra digitala sammankomster kommer enbart bli mer polerade och engagerande de kommande åren!

Engagera deltagare

Arrangörer inom olika områden har tagit sig an utmaningen att göra sina evenemang till en verklig upplevelse; vingårdar håller virtuella vinprovningar och företag som erbjuder hemleverans av mat gör det möjligt att hålla virtuella luncher. För var det något vi saknade under pandemin var det att dela upplevelser med våra kollegor.

Samtidigt vet vi också att det är svårare att engagera deltagare i en virtuell miljö. För att göra det måste innehållsupplevelsen vara interaktiv med live-frågor och svar, omröstning av olika frågor och inbäddade presentationer med mera.

Produktionslogistik

Liksom världen förändrades över en natt behövde även vi i arbetslivet anpassa oss när personliga konferenser konverterades till virtuella händelser. Hur dessa virtuella händelser utspelar sig har förbättrats omätbart på kort tid, samtidigt saknas det ofta ordentligt stöd och utbildning för de som levererar innehållet. Vi lutar oss på tekniken och att den ska fungera utan att riktigt förstå den; lösningen för detta är både utbildning av personal och en effektiviserad teknisk lösning.

konferensteknik-guide

Ledorden inom konferensteknik

Hybridevenemang – Genom att lägga till virtuella element i traditionella evenemangsstrukturer kan hybridevenemang hållas; små grupper på plats, med en större publik som är med via digitala plattformar.

Utomhusevenemang Det är inte helt otänkbart att vi, när vädret tillåter, flyttar många av våra möten och evenemang utomhus för att göra det möjligt för fler gäster att delta på ett säkert och bekvämt sätt.

Fokus på appar – Appar och interaktiva webbplatser kan skapas så att anhängare kan delta i evenemanget. Det gör evenemang som streamas via olika samtalsplattformar, till exempel Zoom, mer engagerande för de som är med på håll.

Kontaktlös och papperslös teknik – Att minska fysisk kontakt kommer fortsätta vara en viktig del år 2023. Biljetter, nätverks- och registreringsprocesser för konferenser blir mer digitala än någonsin. Olika typer av appar gör det möjligt att digitalisera alla händelseinteraktioner, och minskar behovet av fysisk kontakt så som att lämna över visitkort. Detta kräver såklart ett väl fungerande internet med bra räckvidd, både inomhus och utomhus.

Kvalitet över kvantitet – Tekniken kommer att spela en större roll än någonsin 2023. Det finns dock en risk att det blir för mycket av det goda när det gäller överdriven teknikanvändning. Eventarrangörer måste försöka att inte överväldiga deltagare med teknik och se till att upplevelsen kommer först. Helt enkelt kvalitet över kvantitet; se till att den grundläggande tekniken fungerar felfritt först.

Avancerad teknik enkel – När vi finner oss i alltmer digitala sfärer måste mdarbetare bli mer tekniskt kunniga, samtidigt som de måste vara flexibla och kreativa på ett sätt som de inte har varit tidigare. Teknik som är enkelt att använda är därför viktigare än någonsin.

Några ord på vägen…

Mötes- och evenemangsbranschen har hållt sig stark de senaste åren. Den visade att den är stark, motståndskraftig och anpassningsbar. Vi vet också att allt inte kommer att återgå till hur det har varit förut, och att virtuella och hybridhändelser är här för att stanna. Det ”nya normala” kan lätt bli ett problem om det inte hanteras riktigt internt. Det innebär att ni måste effektivisera processer, lära er nya färdigheter och använda enkla program. Och för att ha en bra utgångspunkt för detta behöver ni en sömlös konferensteknik.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss

Varför behöver vi AV teknik när vi har Zoom?

Varför behöver vi AV teknik när vi har Zoom?

Vi får ofta frågan varför AV teknik behövs när olika tjänster av videokonferenser finns, som det omåttligt populära Zoom, Skype, Facebooks Facetime och Microsofts Teams. Vi skulle vilja vända på denna fråga; vi påstår att användandet av olika online plattformar för videokonferenser är ett tecken på att modern AV-teknik behövs mer än någonsin!

Tack vare dessa plattformar kan vi hålla kontakt (och arrangera möten) med kollegor, kunder och vänner världen över. Men explosionen av videomöten har också visat vilka brister som finns inom teknologin; framförallt problem med ljudkvalité och video-livets avsaknad av kroppsspråk.

Vad är skillnaden mellan AV-teknik och digitala mötesprogram?

AV-teknik och digitala mötesprogram används båda för att underlätta audio- och visuell kommunikation, men det finns några viktiga skillnader mellan de två.

AV-teknik, å ena sidan, avser vanligtvis den hårdvara och programvara som används för att leverera ljud- och videoinnehåll i ett fysiskt utrymme, t.ex. ett mötesrum, konferenscenter eller auditorium. AV-teknik kan omfatta enheter som projektorer, skärmar, mikrofoner, högtalare och kameror samt specialiserad programvara för att styra och hantera dessa enheter. AV-teknik är också utformad för att skapa en uppslukande och engagerande upplevelse för deltagarna i ett fysiskt utrymme.

Digitala mötesprogram, å andra sidan, är utformade för kommunikation och samarbete på distans. Ofta är de molnbaserade programvaror för videokonferenser som möjliggör för användare att ansluta till andra var som helst i världen via sin dator, surfplatta eller smartphone. Program som Zoom, Teams och Skype erbjuder funktioner som skärmdelning, chatt och virtuella bakgrunder samt möjlighet att spela in möten och webbseminarier. De är ofta utformade för att simplifiera för fjärrteam att samarbeta och kommunicera effektivt, oavsett var de befinner sig.

En viktig skillnad mellan AV-teknik och digitala mötesprogram är att AV-teknik är utformad för kommunikation på plats och på distans (för att underlätta upplevelsen av de digitala mötena), medan digitala mötesplattformar är utformade enbart för kommunikation på distans. AV-teknik består vanligtvis av specialiserad och kvalitativ utrustning, medan onlineprogrammen kan användas oavsett från var som helst med en internetanslutning.

De digitala mötesprogrammen kan alltså användas utan AV-teknik, medan AV-tekniken möjliggör och förbättrar upplevelsen av de digitala mötena.

Vanliga problem som uppstår vid användande av digitala mötesplattformar

När vi håller vanliga, traditionella möten är alla deltagare vanligtvis i samma rum. Vi kan enkelt se (och höra) vem det är som pratar vid ett visst tillfälle, och om en presentation visas kan vi fortfarande se presentatörens kroppsspråk. Och det är här problemen med videokonferenser kommer in – det är svårt för oss att dela upp olika röster när de kommer från en och samma högtalare. Detta är av flera anledningar: Kvalitén blir sämre över internet, användandet av dålig mikrofon och/eller dålig högtalare men framförallt för att alla röster kommer från ett och samma ställe. Inte bara att mötesdeltagare råkar prata över varandra (vi vet, det händer hela tiden), men också diverse bakgrundsljud som kommer med deltagarnas mikrofoner, eller eko från de rum de befinner sig i.

Så vad är lösningen? Lösningen är såklart bra AV teknik! Allt från att kunna erbjuda bättre högtalare, hörsnäckor och mikrofoner, till att kunna sätta upp kameror med bra kvalitét. För vi måste helt enkelt erkänna att en laptops kamera och ljud inte är tillräckligt för att bekvämt kunna genomföra möten på långväga distans.

Technostress – Stress över teknologi (Japp, det är på riktigt!)

Termen technostress har funnits ända sedan 80-talet, och aldrig har det känts så aktuellt som nu. Mängden av ny teknologi har blivit överväldigande. Idag har vi smartphones, laptops, headsets och wifi-koder tillsammans med trådlösa skrivare och VPN-inloggningar. Det är alltså en mängd varierad teknologi som vi måste lära oss, anpassa oss efter och använda dagligen; såväl hemma som på arbetet.

Dessutom visar forskning att både den dåliga ljudkvalitén vid olika onlinekonferenser, och att behöva fokusera på flera ansikten samtidigt i en videokonferens är rejält utmattande. Vilket inte är konstigt när vi är vana vid att fokusera på den som pratar i ett rum, utan störande ekon och bakgrundsljud från flera olika håll.

Vad gör vi åt den stress som kommer med all ny teknologi och det faktum att vi tvingas använda digital utrustning? För personalens välbefinnande är det viktigt att teknologin kommer med effektiva processer och enkelhet. Det ska inte vara en kamp att få igång tekniken varje dag, samtidigt som systemen också måste vara så pass enkla att man inte behöver be om hjälp hela tiden. Tekniken ska helt enkelt finnas till för att förenkla och effektivisera arbetet för medarbetarna.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss

Vad är AV teknik? Välj rätt AV-teknik för företaget

Vad är AV teknik?

Audiovisuell teknik (AV) är elektroniska medier som har både ljud och visuella komponenter. Högtalare, mikrofoner, projektorer, tv- och andra bildskärmar är bara några av de medier som ingår i fältet. AV teknik har använts på både skolor och arbetsplatser i årtionden, men oftast i form av högtalarsystem och en TV som visar upp kortare utbildningsfilmer och presentationer. Idag använder vi oss dagligen av datorer, projektorer och andra smart media både på arbetet, i skolan och i hemmet.

Teknik som kompletterar och upphöjer våra liv

AV teknik kanske inte är det vanligaste ämnet ni diskuterar runt middagsbordet, men på den moderna arbetsplatsen är den en viktig del för att kunna arbeta produktivt. Både konferenser och möten har flyttat in i den digitala tidsåldern med full kraft. Och med tillkomsten av personlig teknik som surfplattor, laptops och smartphones kan ni, genom att använda er av ljud och bild, utföra möten som sträcker sig utöver geografiska platser och tidszoner. AV teknik är helt enkelt teknik som har utvecklas för att komplettera hur moderna anställda kommunicerar och arbetar.

Varför behöver vi AV-teknik när vi har Zoom, Teams och Skype?

Det är inte helt ovanligt att man tänker på AV-teknik som något som inte längre behövs nu när vi har Zoom, Teams och Skype direkt i våra mobiler och laptops. Men vi tycker helt tvärtom, välfungerande AV teknik behövs nu mer än någonsin.

Explosionen av olika former av videomöten har varit riktiga livräddare det senaste året, samtidigt har vi också alla lärt känna olika teknologiska problem: problem med ljudkvalité, hackande bilder, svårigheter att dela dokument och information bara för att nämna några. Vi måste alla erkänna att en laptops kamera, ljud och mikrofon inte håller tillräcklig kvalitet för att kunna genomföra smärtfria möten på långväga distans. Där kommer AV-tekniken in, och kan hjälpa till att förbättra möten med dåliga högtalare, mikrofoner som fångar upp diverse bakgrundsljud och suddiga webbkameror.

AV teknik är mer än bara skärmar

Videokonferens, ljudkonferens, webbkonferens, datakonferenser – det finns många olika former av konferenser som alla bygger på fungerande AV teknik. Andra vanliga områden är presentationsrum för produkter och tjänster, auditorier och föreläsningssalar på olika skolor och universitet. Vi på WEIAB har bred erfarenhet av att anpassa AV teknik efter just era förutsättningar – från små mötesrum till rättegångssalar och stora aulor.

De olika delarna inom AV Teknik

Det visuella: Skärmar, displayer och Projektorer
Stora LED displayer, skärmar som kan visa högkvalitativa bilder dygnet runt eller projektor och duk? Vi har många olika visuella lösningar som kan anpassas efter era krav och behov.

Kameror
Från kameror med full HD, system med flera kameror i olika vinklar, AI-styra kameror med autozoom till USB-kameror som är både av hög kvalité och enkel att använda.

Audio
Ljud, Ljudsystem, Högtalare, hörlurar, hörslingor, mikrofoner, trådlösa mikrofoner så som myggor, bordsmikrofoner

Inget är så frustrerande som ljud som inte är klart och tydligt; att försöka tyda vad personen på andra sidan skärmen säger tar både energi och uppmärksamhet från mötets budskap.

Integrera deltagarnas personliga teknik

Mötesdeltagare interagerar inte bara med audiovisuell teknik genom att sitta och lyssna – de har alla med sig sin egen teknik, som smartphones, surfplattor och laptops, redo att hashtagga, posta och dela. Ju bättre de kan använda sina egna tekniska verktyg, desto bättre kommer era möten att se ut för potentiella deltagare i framtiden. Fungerande wifi, livestreaming och lättillgängliga uttag så deltagarna kan ladda sina telefoner och datorer är viktigt och ofta avgörande för deltagarnas upplevelse.

WEIAB – AV teknik för framtidens mötesplats

Dagens arbetsplats har förvandlats till morgondagens kontor, och med det kommer krav på att interaktiva skärmar, avancerad konferensutrustning och videokommunikation måste fungera sömlöst. En fullständig audiovisuell installation kräver också fysiskt stöd; höjd, bredd och kraft på en viss plats avgör skalan på den AV teknik som behövs, och hur den kan installeras.

Ökandet av AV teknik i livets alla områden ökar även vilka det är som använder sig av tekniken. Att möten blir försenade på grund av dålig uppkoppling, föreläsningar utan fungerande ljud är frustrerande både för arrangören och för deltagarna. Tekniken måste helt enkelt bara fungera.

När allt kommer omkring, vad är audiovisuell teknik om inte ett verktyg för att göra dina möten och konferenser så bra som möjligt? Diskutera era behov, förväntningar och visioner med oss så hjälper vi er med en skräddarsydd audiovisuellt paket just för er.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss

Trender inom AV-teknik

Trender inom AV-teknik

Tekniken på 2000-talet utvecklas snabbt vilket är roliga nyheter för alla som är involverade i möten och konferenser, antingen som arrangör eller deltagare. Den nya tekniken gör det möjligt för delegater och arrangörer att göra sitt jobb mer effektivt, vilket i sin tur kommer att förbättra både deltagarnas upplevelse samt produktiviteten i rummet. Borta är dock de dagar då enkelt tryckt grafik var det enda som behövdes för att marknadsföra och hålla saker intressanta under ett möte; tekniken idag handlar om att bli mer interaktiv och digital.

Oavsett om du arbetar på en plats med flera stora konferensrum eller ett mindre med fokus på långväga möten så finns det många spännande tekniska nyheter på marknaden. Produkter som låter både arrangörer och deltagare att utföra sitt jobb mer effektivt och som tar den audiovisuella tekniken till nya nivåer. Vilken teknik gör dina deltagares upplevelse enklare och mer meningsfull vid ditt nästa evenemang?

VR – Virtual Reality – en engagerande och innovativ teknik!

Virtual reality-headset, panorama och 3D-bilder ger deltagare ett sätt att uppleva produkter och platser utan att ens behöva lämna rummet. VR kan ställas in som att du både är en sittande deltagare på ett möte eller så kan det bli en stående 360-graders upplevelse där användare fysiskt kan utforska världen runt om dem. Det kan även användas innan ett möte; kanske för att visa hur konferensrummet ser ut i alla vinklar eller ge en rundtur. Inom hotell och fastighetsbranschen används VR för att visa upp sina fastigheter för potentiella kunder.

Trådlös och smart belysning

Det är inte bara laptops och mobiler som använder Wi-Fi idag – fler och fler enheter kopplas upp mot internet och gör att vår fysiska miljö kan både automatiseras och analyseras. Smart belysning kommer i olika typer av ljuskällor och lampor i olika utformningar som man inte bara kan dimma utan även byta färg på och göra olika program. Beroende på varumärke kan de både aktiveras via mobilapp eller med rösten!

Livestreaming

Livestreaming är på väg att ta en allt viktigare roll vid stora konferenser. De utökar din publik utanför delegaterna och låter kollegor som inte kunde delta personligen att delta i den virtuella konferensen, dela den med andra och bjuda in människor till att delta live i olika live-evenemang.

LED och OLED-skärmar

LED skärmar fortsätter vara en viktig del av AV-marknaden och digitala skärmar fortsätter bara att öka i popularitet. Dagens skärmar blir tydligare, ljusare och är mer energieffektiva än någonsin; samtidigt som de erbjuder högre upplösning och skarpare bilder. Idag räcker det inte med en HD-skärm, utan det är minst 4k som gäller för skarpa bilder.

Bli kreativ med flera skärmar

Att använda en enda bildskärm är inte en trend 2020. Företag idag är mer kreativa med hur de arrangerar flera bildskärmar i sina audiovisuella engagemang. Både på mingel, konferenser och mässor ser vi bildskärmar i stående, vinklade och staplade konfigurationer. Det är videoväggar, pekskärmar och projektionskartläggningar som skapar de mest sensoriska och uppslukande upplevelserna för deltagarna.

59% av evenemangspersonal är säkra på sin teknik – är du?

Att planera möten och konferenser idag omfattar allt mer evenemangsteknologi, och med tekniken kommer många möjligheter som gör dina möten både mer effektiva och roligare! Samtidigt visar statistik att det bara är 59% av dom som arbetar med olika evenemang som känner sig säkra på sina tekniska kunskaper.

Vi vet hur frustrerande det är när tekniken strular och möten blir försenade. Därför arbetar vi alltid för att tekniken helt enkelt ska fungera. Det ska inte vara svårare än några knapptryck bort! För att läsa mer om våra AV-lösningar för konferens- och mötesrum klicka här.

Ljudet – Mikrofoner & högtalare utan sladdar och krångel

Högtalare, högtalarsystem och hörslingor – Mikrofoner – Headset – Trådlösa och skalbara system

Ett välfungerande system för ljud är en viktig del för en lyckad konferens. Ljud som är otydligt, knastrigt eller har ett eko är både frustrerande för öronen och tar uppmärksamheten från det faktiska innehållet. Framtidens mötesplats är full av virtuella- och hybridmöten, med några på plats och några på distans.

Högsta kvalitet på ljudet – både för de fysiskt närvarande och långväga mötesdeltagarna.

Ljudet ska vara lika tydligt oavsett var du befinner dig, men att få bra ljudkvalitet både på plats och distans kan kännas krångligt. Men det behöver det inte vara! Det finns många kreativa lösningar för att öka räckvidden på ert konferenssystem.

Genom att använda sig av förlängningsbara mikrofoner kan ni öka räckvidden på konferensrummets högtalartelefon; ni behöver alltså inte längre trängas kring en och samma enhet. Dessa kan kopplas enkelt till både laptops och smartphones, idag ansluts även de flesta mikrofonerna ihop med konferenssystemet trådlöst via Bluetooth.

Tydligare ljud ger effektivare möten.

Genom att använda rundupptaganden mikrofoner, så kallade konferenspuckar, slipper ni trängas kring en och samma konferenstelefon. Klientmöten och konferenser kan enkelt anpassas efter era behov; genom att använda er av flera externa enheter kan ni göra ert konferensrum skalbart. Självklart levererar vi endast enheter som levererar kristallklart ljud utan eko och förvrängningar, och garanterar att ni också levererar ljud i HD kvalitet även vid broadcasting och streaming.

Ett ljudsystem anpassat efter era förutsättningar.

Olika rum har olika akustik – därför är vi stolta över att alltid leverera högklassigt ljud efter era specifika behov. Är er arbetsplats i behov av olika akustiska lösningar så som ljuddämpande textilier kan vi även lösa det. För oss är ett samspel mellan det estetiska och det tekniska viktigt, och hos oss behöver du inte välja mellan det ena och andra. Vi är experter på att trolla bort synliga kablar och sladdar och har även partners som är experter på rumsinteriör.

Vi lever i en spännande tid just nu när det gäller ljud och konferensteknik, där allt går från analogt till digitalt. Trådlösa tekniker som kopplas ihop med Bluetooth har blivit en viktig del av vår vardag, och är nu också en viktig del i hur vi utformar framtidens mötesrum. De trådlösa systemen ger även en större flexibilitet när det gäller utformningen på ett mötesrum; ni kan enklare anpassa rummet till olika ändamål och på så sätt spara pengar. Att lägga till eller ta bort mikrofoner, högtalare eller kameror behöver inte vara krångligt och ta tid från själva mötet.

Få ett kostnadsfritt förslag för din verksamhet.

Till offertformulär

Har du frågor eller funderingar gällande våra lösningar?

Kontakta oss