Fokuserad – Professionell – Effektiv
Det finns många variabler som påverkar ett bra konferensrum. Det spelar egentligen ingen roll hur bekväma stolarna är, om det finns kaffe eller hur vacker utsikten är. Det som avgör hur bra ert konferensrum fungerar är hur väl det lever upp till sitt ändamål; det vill säga att få ljud, bild och ljus att fungera. Att ni kan få upp presentationer snabbt på skärmen och att ansluta personer från distans smidigt – sådana saker avgör om det är ett effektivt mötesrum och om det blir en professionell konferens utan frustrerande teknikstrul.
Att ha ett konferensrum som fungerar utan krångel är både ett sätt att hjälpa de anställda att hålla fokus på jobbet samt ger ett gott intryck till kunder och partners. Att tekniken fungerar är viktigt för dina medarbetares produktivitet, bara en liten försening, eller strul med mikrofon och bild har en stor inverkan.
Den mest effektiva konferensutrustningen fungerar enkelt, tyst och kraftfullt. I den här guiden tar vi upp 5 saker att tänka på när ni ska fixa ert konferensrum
1. Bild (Projektor, tv eller datorskärm)
Oavsett om det är en presentation, skärmdelning eller demo av en produkt som ska visas, är en tydlig och högupplöst skärm nödvändigt både för proffs och teams.
Skärm Tavla, projektorduk eller en stor TV – allt fungerar bra som skärm. En stor bildskärm kan både användas till presentationer och för att få avlägsna mötesdeltagare att bli mer delaktiga. Skärmar kan även användas rent dekorativt i era konferensmiljöer, mer än att användas i informativt syfte.
Tips! Fler än ett konferensrum? Eller kanske vill ni ha en mer flexibel lösning? I så fall rekommenderar vi att ni har en skärm på en hylla med hjul, på så vis kan ni enkelt flytta skärmen dit ni vill ha den.
2. Ljud (högtalare och mikrofon)
Företag i alla storlekar har nu för tiden fjärrteam och kunder över hela världen. Se till att ni har ett telefonsystem som gör att människor kan ringa in till ett möte och höras klart och tydligt, oavsett var i världen de befinner sig. Lita aldrig på att högtalare som finns inbyggda i datorer fungerar tillräckligt bra i ett konferensrum – det gör de inte! Det kan räcka med ett par mindre, externa högtalare för att alla i rummet ska höra vad som presenteras, oavsett om det är bakgrundsmusik i en presentation eller ett videmöte som spelas upp.
3. Nätverk (internet & Wi-Fi)
Konferensrum kommer att äta upp en stor del av er bandbredd, därför är det är alltid bäst att förbereda sig för detta. Vissa har flera nätverkskablar tillgängliga för besökare, andra har implementerat Wi-Fi-lösenordet i designen på rummet; exempelvis med en tavla där nätverkets namn och lösenordet står. Ni får undersöka just era behov och anpassa er efter dessa.
P.S! Hit hör också trådbunden internetanslutning. Även om vi idag är vana vid lättillgängligt wi-fi kan internet via kabel vara nödvändigt för att slippa suddiga och hackande videosamtal.
4. Kringutrustning
Att ha en projektor, eller någon annan teknik, betyder ingenting om du inte kan koppla in saker till den. Och vi vet av erfarenhet att inget försenar möten mer än trassel med sladdar och försök att starta igång möten. Ett modernt mötesrum bör ha en mängd olika adaptrar och kontakter som passar olika kontakter, det gör det enkelt för användare av mötesrum att ansluta sig till ditt system.
Tips! Felsökning och teknisk support för er konferensutrustning blir mycket enklare om ni har en standardiserad utrustning i varje konferens- och mötesrum. Det förbättrar även användbarheten eftersom era användare inte behöver bekanta sig med flera olika uppsättningar av utrustning.
5. Eluttag (minimera risken för kabelkaos)
Samma sak med eluttag, för kortare möten kanske ström inte är ett problem, men om mötet är runt 30-minuter kan personlig teknik som laptop, smartphones och läsplattor bli låga på batteri. Att ha tillräckligt med lättillgängliga kontakter i ett mötesrum kan vara en deal breaker; vi vet hur mycket tid som går åt när människor tillbringar de första minuterna av mötet med att försöka hitta rätt kablar, adaptrar och logga in sig på WiFi-nätverket. Det blir allt vanligare med USB-C där både strömförsörjning och bild fungerar i samma anslutning.
Sist men inte minst…
Sist men inte minst, ert nyinvesterade konferensrum betyder ingenting om medarbetarna inte vet hur de använder verktygen! Oavsett hur användarvänligt ert konferensrum verkar vara är det alltid viktigt att utbilda era medarbetare i hur de använder verktygen. Gör en demonstration och dela med dig av dokument med enklare fakta (och felsökning) om verktygen.
Antalet (och typ av) mikrofoner, högtalare och kamera som ni behöver beror både på era behov och er konferensrumslayout. Om du inte är säker på vilken konferensrumsteknik som passar just dig och ditt företag bäst är ni varmt välkomna att kontakta oss.
Undvik att tekniska svårigheter tar fokus från er vardag!
